เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ ใช้ฟอนต์ตัวอักษรเดียวกันและจัดองค์ประกอบภาพให้สมดุล การจัดทำเอกสารให้มี “ความสวยงาม” ในระดับที่เกินมาตรฐานเป็นเรื่องของ “รสนิยม” แต่ก่อนที่จะไปถึงจุดนั้นก็ต้องรู้ “หลักเกณฑ์เบื้องต้น” ที่ใคร ๆ ก็ทำได้เสียก่อน โดยเฉพาะการทำพาวเวอร์พอยต์ คุณสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายเนื่องจากใช้พื้นที่ได้อย่างอิสระ แต่ถ้าคุณวางตัวอักษรกระจัดกระจาย ใช้ฟอนต์ตัวอักษรต่างกันในแต่ละสไลด์ หรือจัดองค์ประกอบภาพไม่สมดุล ก็จะทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มอ่านด้วยซ้ำ คุณคงเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “ความสำคัญของเอกสารอยู่ที่เนื้อหา ไม่ใช่หน้าตา” แต่ “ถ้าเอกสารของเรามีเนื้อหาเหมือนกับของคนอื่น เราควรจัดทำเอกสารให้ดูสบายตามากที่สุด”เมื่อจัดองค์ประกอบของการแสดงข้อมูลเปรียบเทียบระหว่างด้านซ้ายกับด้านขวาให้ได้สัดส่วนกัน ก็ย่อมทำให้รู้สึกถึง “ความสวยงาม” “ความสมดุล” “ความตั้งใจ”และ “ความแน่นอน” เอกสารที่จัดองค์ประกอบภาพให้ดูดีแบบนี้ นอกจากจะอ่านง่ายแล้วยังดูน่าเชื่อถือมากขึ้น (คุณเองก็จะดูน่าเชื่อถือมากขึ้นด้วย) กำหนดสัดส่วน “พื้นที่ว่าง”กับ “ตัวอักษร” เป็น 3:7ผมเห็นแผ่นสไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูลจนเต็มแผ่นอยู่บ่อย ๆ เอกสารแบบนี้จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกเครียดและไม่อยากอ่าน คุณควรจัดให้พื้นที่ประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์เป็นพื้นที่ว่าง โดยไม่ต้องคำนึงถึงจำนวนและขนาดของตัวอักษรหรือแผนภาพ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร(Tips for documenting)

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร(Tips for documenting) จำลูกเล่นให้ขึ้นใจการเพิ่มลูกเล่นเพียงเล็กน้อยช่วยให้เอกสารดูดีขึ้นผิดหูผิดตา เรามาดูเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่มีความสำคัญในการจัดทำเอกสารที่ใครๆ ก็มองข้ามกันดีกว่า คำว่า “ลิ้นชัก” เป็นคำพูดติดปากของนักธุรกิจที่มากด้วยประสบการณ์ โดยหมายถึงประสบการณ์หรือความรู้ เวลาคุณจัดทำเอกสาร “ลิ้นชัก” จะเป็นตัวตัดสินว่าเอกสารนั้นดีหรือไม่ดีและช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในตัวคุณ แต่ “ลิ้นชัก” ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงประสบการณ์หรือความรู้อย่างที่เขียนไว้ข้างต้น แต่หมายถึง “ลูกเล่น” อย่างการใช้ตาราง กราฟ แผนผัง รูปภาพ สี หรือแอนิเมชั่น เพื่อเพิ่มดวามนำสนใจ ยิ่งเอกสารมีลูกเล่นมากเท่าไหร่ก็ยิ่งน่าสนใจมากเท่านั้น และจะกลายเป็นอาวุธสำคัญของคุณเอกสารที่ดีต่างมีจุดร่วมกันอยู่ตรงที่ “ลูกเล่น” การเพิ่มลูกเล่นหรือ “ลิ้นชัก” ต้องเริ่มจากการอ่านเอกลารต่าง ๆ ให้มากที่สุด โดยดูว่าเอกสารเหล่านั้น “ใช้เทดนิคใด” แทนที่จะทำความเข้าใจเนื้อหาเพียงอย่างเดียว เวลาคุณเห็นเอกสารที่อ่านเข้าใจง่าย ให้พิจารณาว่า “ทำไมมันถึงอ่านแล้วเข้าใจง่าย” และ “มีการใช้ลูกเล่นอย่างไร”

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ) อย่าให้ผู้รับอีเมล์ต้องเลื่อนเมาส์คุณคิดว่าเนื้อความในอีเมล์ส่วนใดที่ถูกอ่านมากที่สุดครับ ทฤษฎีหนึ่งบอกว่าเป็นส่วน “ป.ล.” ฟังดูน่าสนใจดีครับ แต่น่าเสียดายมีอีเมล์จำนวนไม่น้อยที่ผู้รับไม่อ่านตรงส่วนนั้นเลย คุณคงเคยเห็นอีเมล์ที่ดูแล้วไม่อยากอ่านอยู่บ่อย ๆ ผมจะอธิบายให้คุณนึกภาพออกนะครับจากประสบการณ์ของผม อีเมล์ที่ผู้รับไม่อ่านคืออีเมล์ที่ “ต้องเลื่อนเมาส์จึงจะอ่านได้จนจบ” คุณไม่ควรเขียนอีเมล์ที่ผู้รับเห็นแล้วรู้สึกหงุดหงิดว่า “ไม่รู้มันจะยาวไปถึงไหน”หรือพูดง่าย ๆ คืออีเมล์ที่มีเนื้อความยาวมาก หน้าจอเต็มไปด้วยตัวอักษรยาวเหยียดหรือขึ้นย่อหน้าใหม่โดยไม่จำเป็น วิธีแก้ไขมี 2 ข้อดังนี้ 1 เขียนอย่างย่อ ๆ เขียนให้สั้นเข้าไว้ โดยคุณสามารถเขียนเรียงเป็นข้อ ๆ หรือเขียนบทสรุปไว้ในตอนต้นอย่างที่ผมได้กล่าวไปแล้ว2 ไม่ขึ้นย่อหน้าใหม่โดยไม่จำเป็น เขียนแต่ละย่อหน้าให้จบความ และความยาวแต่ละย่อหน้าไม่ควรแตกต่างกันมากหากผู้รับไม่ต้องเสียเวลาเลื่อนเมาส์อ่าน แค่เปิดดูก็เห็นเนื้อความทั้งหมด ผู้รับจะอ่านอืเมล์แน่นอน และงานของคุณก็จะคืบหน้าไปอย่างรวดเร็ว เขียนเนื้อความแบบเชิงรุก เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)บางครั้งปฏิกิริยาของผู้รับอีเมล์ก็สร้างความลำบากให้ผู้ส่ง ถ้าคุณไม่ส่งอีเมล์ตามงานอยู่เรื่อย ๆ งานก็ไม่คืบหน้า ตัวอย่างเช่น กรณีกำหนดวันประชุมA : “สัปดาห์หน้าพอจะมีเวลาคุยเรื่องหัวข้อ 00ไหมครับ”B: “ได้ ไม่มีปัญหา”A :

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email)

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email) พลิกแพลงหัวเรื่องอีเมล์กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ใช้กันโดยทั่วไปในสำนักงานไปแล้ว ทว่าวิธีใช้อีเมล์อย่างมีประสิทธิภาพยังคงเป็นปริศนา สำหรับใครหลาย ๆ คน ผมจึงลองคิดค้นเคล็ดลับเกี่ยวกับการใช้อีเมล์ขึ้นมาดู คนที่อ่านอีเมล์เรื่องงานหลายร้อยฉบับต่อวันมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ประเภทของงาน และสถานการณ์ จากประสบการณ์ของผม ถ้าพนักงานระดับกลางได้รับอีเมล์เกิน 100 ฉบับ เขาจะต้องใช้เวลาครึ่งวันไปกับการอ่านและตอบอีเมล์ หากจะบอกว่าสมัยนี้ทักษะการใช้อีเมล์ในที่ทำงานเป็นตัวกำหนดคุณภาพของงานก็คงจะไม่ใช่การพูดเกินจริงเลย เมื่อคุณได้รับอีเมล์จำนวนมาก พอเปิดกล่องข้อความ คุณจะเห็นหัวเรื่องและชื่อผู้ส่งเรียงตามเวลาที่อีเมล์ถูกส่งมา ถ้าคุณต้องการส่งอีเมล์ถึงผู้รับจำนวนมาก การตั้งหัวเรื่องที่ช่วยให้รู้เนื้อหาจะยกระดับความสำคัญของอีเมล์ฉบับนั้นได้ตัวอย่างเช่นx “เกี่ยวกับการประชุม 00”O “ขอเอกสารการประชุม OO”คุณคงมองออกนะครับว่าสิ่งที่อยากให้หลีกเลี่ยงคือการเขียนหัวเรื่องว่า “เกี่ยวกับ…” เพราะถ้าผู้รับไม่เปิดอ่าน เขาก็จะไมรู้เนื้อหาของอืเมล์ว่าเป็นการติดต่อเรื่องวาระการประชุมการส่งรายงานการประชุม การขอเอกสาร หรือการยกเลิกการประชุมหัวเรื่องที่ดีควรจะกระชับและใช้คำที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้ผู้รับตอบอีเมล์ได้รวดเร็วขึ้น วิธีหนึ่งที่ดึงดูดความสนใจากผู้รับได้คือการใส่ข้อความที่สะดุดตา เช่น (กรุณาตอบกลับ) และ (ด่วน)ในทางกลับกัน การใส่ข้อความ (ไม่ใช่เรื่องงาน) เพื่อระบุว่าอีเมล์มีความสำคัญน้อย ก็จะทำให้ผู้รับที่มีงานยุ่งนึกชื่นชมว่าคุณทำงานเป็น ระบุผู้รับให้ชัดเจน

กระดานไวต์บอร์ด(Use a whiteboard)

กระดานไวต์บอร์ด(Use a whiteboard)

เคล็ดลับการประชุม(Meeting secrets)ต่อ

เคล็ดลับการประชุม(Meeting secrets)ต่อ เนะมาวาชิ อันที่จริงการประชุมได้เริ่มต้นขึ้นก่อนที่ประธานจะกล่าวเปิดการประชุมเสียอีก “เนะมาวาชิ” คือวิธีเตรียมการประชุมให้ประสบความสำเร็จ พจนานุกรมไดจิรินฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 ได้นิยามคำว่าเนะมาวาชิไว้ดังนี้1. การตัดแต่งรากต้นไม้ก่อนจะย้ายที่เพาะปลูกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดูดซับสารอาหาร2. การอธิบายเหตุการณ์หรือบอกจุดมุ่งหมายแก่ผู้เกี่ยวข้องก่อนจะดำเนินการเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจเรื่องราวในระดับหนึ่ง เดิมที่คำนี้เป็นศัพท์ที่ใช้เกี่ยวกับการจัดสวน โดยส่วนตัวผมคิดว่าเนะมาวาชิมีจุดมุ่งหมาย 2 ประการดังนี้ หลีกเลี่ยงการเข้าใจผิด เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการเข้าใจผิด ด้วยการบอกจุดมุ่งหมายของคุณแก่ผู้เข้าประชุมล่วงหน้า เพิ่มคุณค่าการประชุม เพื่อให้การอภิปรายดำเนินไปอย่างมีคุณค่า เนื่องจากคุณเข้าใจความต้องการที่แท้จริงของผู้เข้าประชุมแต่ละคน ซึงหาโอกาสมาอยู่พร้อมหน้ากันได้ยาก แม้แต่การประชุมที่มีผู้เข้าประชุมแค่ไม่กี่คนก็สามารถยกระดับการประชุมได้ด้วยเนะมาวาชิ ทว่าเรื่องที่อยากให้คุณระวังไว้คือ เนะมาวาชิไม่ใช่ตัวกำหนดหัวข้ออภิปรายในการประชุม เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นการจัดประชุมก็จะหมดความหมายไปในทันที หากคุณเป็นประธานการประชุม เพียงแค่คุณเพิ่มคุณค่าให้การประชุมด้วยเนะมาวาซิ ผู้เข้าประชุมจะเกิดความประทับใจและคิดว่า “คุณเท่านั้นทีเหมาะสมกับตำแหน่งประธานการประชุม” ใส่ใจตำแหน่งที่นั่ง ลองนึกภาพตอนที่คุณเข้าไปในห้องประชุมดูสิครับว่าคุณจะทำอะไรเป็นอันดับแรก อย่างแรกที่คุณทำเวลาเข้าไปในห้องประชุมคือ การเลือกที่นั่งของตัวเอง ดังนั้น สิ่งที่คุณควรทำคือ “เลือกที่นั่งที่เอื้อต่อการบรรลุจุดมุ่งหมายของตัวเองให้มากที่สุด”ถ้าคุณเป็นคนจัดที่นั่ง สิ่งที่ควรลดความสำคัญคือแนวคิดเรื่อง “ที่นั่งสำหรับคนสำคัญกับที่นั่งสำหรับผู้น้อย” ซึ่งเป็นธรรมเนียมโบราณของญี่ปุ่น ไม่มีใครใส่ใจแนวคิดนี้หรอกครับนอกจากชาวญี่ปุ่น ทั้งนี้การประชุมต่างจากการทักทายหรือการต้อนรับแขกในงานเลี้ยง จึงควรให้ความสำคัญกับการนำมติที่ได้จากการประชุมไปใช้ประโยชน์มากกว่า สิ่งที่คุณควรสังเกตเป็นอันดับแรกคือตำแหน่งของกระดานไวต์บอร์ด ถ้าคุณต้องการเป็นผู้นำ

เคล็บลับการประชุม (Meeting secrets)

เคล็บลับการประชุม(Meeting secrets) กฎ 1/8 ว่ากันว่าระยะเวลาอันยาวนานที่หมดไปกับการประชุมเป็นเหตุให้บรรดาพนักงานบริษัททำผลงานได้ย่ำแย่ลง ชาวต่างชาติที่เคยเห็นการประชุมของชาวญี่ปุ่นจะพูดอยู่สองอย่างคือ “Long, long meeting” และ “Lots of meetings” สิ่งที่เราควรระลึกไว้เสมอเวลาจัดการประชุมคือ การประชุมประกอบด้วย “เวลาที่ใช้” “จำนวนผู้เข้าร่วม” และ “ความถี่ในการจัดประชุม” ถ้าเราลดทอนองค์ประกอบเหล่านี้ลงอย่างละครึ่ง เวลาทั้งหมดที่บริษัทต้องใช้ในการประชุมจะเหลือ 1/2 x1/2 x1/2 = 1/8 สมมุติว่าเราจัดการประชุม 2 ชั่วโมง โดยมีผู้เข้าร่วมประชุม 20 คน และความถี่ในการจัดประชุมคือเดือนละ 2 ครั้ง 2 ชั่วโมง x 20 คน x 2 ครั้ง = 80

ปรับระดับข้อมูลของผู้ฟังให้ตรงกัน (Adjust the data level)

ปรับระดับข้อมูลของผู้ฟังให้ตรงกัน (Adjust the data level) เรื่องที่คุณต้องจำไว้เวลาโฮเร็นโซคือระดับข้อมูลระหว่างที่คุณกับผู้ฟังมีอยู่นั้นไม่เท่ากันคุณรู้เรื่องที่ตัวเองรับผิดชอบดีที่สุด แม้แต่หัวหน้าก็ไม่มีทางรู้ข้อมูลที่มากหรือสดใหม่ได้เท่าคุณ หัวหน้าหรือผู้บริหารต้องดูแลทั้งลูกน้อง หน้าที่ความรับผิดชอบ และงานอื่น ๆ อีกมากมาย หากคุณพูดเข้าประเด็นทันที เขาจะถามกลับมาว่า “คุณพูดถึงเรื่องอะไร” ดังนั้นคุณต้องเริ่มด้วยการลดความแตกต่างของข้อมูลที่มีอยู่ ถ้าไม่ทำแบบนั้น ผู้ฟังจะคิดว่า “พูดเรื่องอะไรของเขาเนี่ย ไม่เข้าใจสักนิด” หรือผู้ฟังอาจจะหงุดหงิด ทำให้คุณไม่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้เวลาที่คุณโฮเร็นโซ หลังจากบอกหัวข้อที่จะพูดแล้ว ให้คุณบอกความเป็นมาและภาพรวมอย่างกระชับ แม้คุณจะโฮเร็นโซเรื่องนี้มาแล้วหลายครั้ง แต่คุณต้องเริ่มอธิบายจาก”ความเป็นมา” และ “ภาพรวม” ก่อนทุกครั้ง ห้ามคิดทำนองว่า “เมื่อคราวก่อนรายงานไปแล้วนี่” หรือ “ก็หัวหน้าไม่อ่านเอกสารที่ส่งให้นี่นา” เป็นอันขาด เพราะว่ามันเป็นเพียงข้ออ้างของคุณ คุณไม่สามารถบังคับ คนอื่นให้ทำในสิ่งที่คุณต้องการได้ กรณีที่คุณไม่รู้ว่าผู้ฟังมีข้อมูลอยู่ในระดับใด ให้เกริ่นว่า“ขออนุญาตอธิบายเกี่ยวกับความเป็นมาก่อนนะครับ” แล้วดูปฏิกิริยาของผู้ฟัง ถ้าเขาบอกว่า “รู้อยู่แล้ว เข้าประเด็นได้เลย” คุณก็พูดเข้าประเด็นได้ทันที ทว่าการโฮเร็นโซที่ดีนั้นผู้พูดและผู้ฟังควรจะได้พบปะกัน

ตรวจสอบแต่เนิ่น ๆ

ตรวจสอบแต่เนิ่น ๆ สถานการณ์ที่ยากลำบากที่สุดในการทำงานคือเวลาที่หัวหน้าหรือลูกค้าเกิดเปลี่ยนใจ ถ้าเกิดเหตุการณ์แบบนั้นช่วงใกล้กำหนดส่งงานก็คงถึงกับเข่าทรุด ความรับผิดชอบทั้งหมดจะตกอยู่ที่ตัวคุณ ผมมีวิธีป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนั้นครับ นั่นคือ การโฮเร็นโซแต่เนิ่น ๆ คุณต้องคอยกำหนดประเด็นที่ต้องตรวจสอบอยู่เป็นระยะ ติดต่อหัวหน้าหรือลูกค้า และสร้างความคิดรวบยอดไว้เสมอ ตัวอย่างเช่น คุณได้รับมอบหมายให้จัดทำแผนงานของโครงการหนึ่ง หลังจากที่คุณร่างแผนงานเสร็จแล้ว คุณจึงไปปรึกษาหัวหน้าในทำนองว่า “ทำตามขั้นตอนแบบนี้ได้ไหมครับ” หรือ “ใส่กำหนดการไว้ในหัวข้อ ‘เรื่องที่ควรพิจารณาต่อไป’ ดีไหมครับ” คุณจะได้รับคำชี้แนะอย่าง “แบบนี้ดีแล้ว ให้ทำต่อไปเลย” หรือ “ตัดตรงนี้ทิ้งไป” การทำแบบนี้เป็นการป้องกันไม่ให้หัวหน้าเปลี่ยนใจทีหลัง นอกจากนี้ คุณอาจจะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่น “เรื่องนี้หยิบกรณีของปีที่แล้วมาใช้อ้างอิงได้ ลองถามคุณ 00 สิ เขาน่าจะมีข้อมูลอยู่” ในกรณีที่เกิดปัญหาก็เช่นกัน ถ้าคุณโฮเร็นโซหลังจากที่ปัญหาลุกลามไปแล้ว ผลเสียอาจจะรุนแรงจนสายเกินแก้ การรายงานแต่เนิ่น ๆ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุด คนทำงานเก่งคือคนที่ทำอะไรตั้งแต่เนิ่น ๆเสมอ เวลาเกิดปัญหา ถ้าคุณรายงานให้อีกฝ่ายทราบแต่เนิ่น

มั่นใจเข้าไว้ (Horenso)

มั่นใจเข้าไว้ (Horenso)) สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยเวลาทำงานในบริษัทคือ โฮโกะกุ (การรายงาน) เร็นระกุ (การติดต่อ) และโซดัน (การปรึกษา) เรียกย่อ ๆ รวมกันว่าโฮเร็นโซ ทั้งนี้ในการ โฮเร็นโซ มีเคล็ดลับมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คุณเคยพูดเกริ่นทำนองว่า “ขอโทษนะครับ ผมเตรียมตัวมาไม่พร้อม” หรือ “ผมอธิบายไม่เก่ง” ก่อนที่จะโฮเร็นโซบ้างไหมครับ จริง ๆ แล้วการพูดแบบนี้ส่งผลในทางลบอย่างแน่นอน หากคุณชอบพูดแบบนี้จนติดเป็นนิสัย คุณควรเลิกทำซะ ผมเคยทำการทดลองในเรื่องนี้ครับผมส่งอีเมล์ไปหาคนสองกลุ่ม กลุ่มแรกได้รับอีเมล์ที่เกริ่นนำแบบ A คือ “ยังสรุปงานไม่ค่อยสมบูรณ์” และกลุ่มที่สองได้รับอีเมล์ที่เกริ่นนำแบบ B คือ “สรุปงานมาค่อนข้างดีแล้ว” โดยอีเมล์ทั้งสองแบบมีเนื้อความที่เหลือเหมือนกันเปี๊ยบ ผลที่ได้นั้นแตกต่างกันอย่างเห็นได้ซัด อีเมล์ที่เกริ่นนำแบบ A ได้รับแต่คำวิจารณ์เชิงลบเช่น “ไปทำมาให้ดีก่อนแล้วค่อยส่งมาใหม่” และ “ตรงนี้กับตรงนั้นยังใช้ไม่ได้”ส่วนอี่เมล์ที่เกริ่นนำแบบ B จะได้รับคำวิจารณ์เชิงบวก