Browse By

เคล็ดลับการบริหารเวลา

เคล็ดลับการบริหารเวลา

เคล็ดลับการบริหารเวลา ไม่ทำให้คนอื่นเสียเวลา เมื่อคุณเริ่มทำงานเป็น คนอื่นจะป้อนงานให้คุณอย่างต่อเนื่อง ยิ่งคุณเป็นคนที่มีความมุ่งมั่นสูง คุณก็จะยิ่งรับงานที่คนอื่นป้อนให้ โดยไม่ปฏิเสธและพยายามทำงานเหล่านั้นให้สำเร็จ แต่ถ้าคุณรับงานมากเกินกำลังของตัวเอง นอกจากคุณจะทำงานไม่เสร็จตามกำหนดแล้วงานยังออกมาไม่มีคุณภาพอีกด้วย ส่งผลให้ตัวคุณเองและคนอื่นเสียเวลาเนื่องจากต้องทำงานใหม่หรือเป็นตัวถ่วงของคนอื่น โดยเฉพาะการทำให้คนอื่นเสียเวลาเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำอย่างยิ่ง คนรุ่นเก่าเคยทำงานเพื่อสั่งสมประสบการณ์แบบค่อยเป็นค่อยไป แต่ “คนหนุ่มสาวฝีมือดี” กำลังทำให้แบบแผนการปฏิบัตินั้นผิดเพี้ยนไป หากคุณกดดันตัวเองมากเกินไป เช่น “น่าจะทำได้”หรือ “ต้องทำให้ได้” คุณจะทำงานอย่างรีบเร่งและก่อให้เกิดผลเสีย ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าคุณทำงานจนเกินขีดจำกัดของตัวเอง คุณอาจต้องเจ็บปวดทั้งกายและใจ ซึ่งเป็นภาวะที่ไม่ควรปล่อยให้เกิดขึ้นโดยเด็ดขาด คุณควรกระจายงานโดยด่วนเมื่อรู้สึกว่ากำลังทำให้คนอื่นเดือดร้อน คุณต้องไตร่ตรอง “หน้าที่” ของตัวเองอย่างมีสติ (เช่น การจัดทำเอกสารประกอบการสัมมนาเรื่อง 00 เป็นหน้าที่หลักของคุณหรือไม่) คุณไม่ควรรับงานที่อยู่นอกเหนือความรับผิดชอบของตัวเองถ้าคิดว่ามันเกินกำลัง คุณต้องทำหน้าที่ของตัวเองให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดก่อนแล้วค่อยรับงานอื่นต่อ แต่หากไม่มีเวลาเหลือก็ให้ปฏิเสธงานนั้นไปเลยในกรณีที่งานนั้นเป็นหน้าที่ของคุณแต่ว่าคุณมีงานลันมือแล้ว ให้คุณทำ “งานใหม่ที่ไม่เคยทำมาก่อน” แค่ชิ้นเดียว การทำงานใหม่ ๆ ให้สำเร็จนั้นต้องอาศัยประสบการณ์ ถ้าคุณรับ “งานใหม่ที่ไม่เคยทำมาก่อน” ไว้มาก ๆ

เคล็ดลับการสื่อสาร

เคล็ดลับการสื่อสาร(ต่อ)

เคล็ดลับการสื่อสาร(ต่อ) เดินผ่ากลางออฟฟิศ ยิ่งคุณมีโอกาสได้สื่อสารมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งเกิดไอเดียใหม่ ๆ มากเท่านั้น และงานของคุณก็จะคืบหน้าตามไปด้วย ผมขอแนะนำเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะเพิ่มโอกาสในการสื่อสารให้คุณได้โดยที่คุณไม่ต้องลงทุนมากมายเลยครับนั่นคือการ “เดินผ่ากลางออฟฟิศ” คุณลองนึกถึงเส้นทางตั้งแต่โถงหน้าลิฟต์ไปจนถึงโต๊ะทำงานของตัวเองดูสิครับ นับตั้งแต่ที่คุณเดินเข้าออฟฟิศ แขวนเสื้อโค้ทหรือเสื้อสูทไว้ในล็อกเกอร์แล้วเดินเลียบผนังไปที่โต๊ะตัวเอง ระหว่างทางมีคนสบตากับคุณกี่คน อย่างมากก็แค่ 3 หรือ 4 คนที่นั่งอยู่ใกล้โต๊ะคุณสินะครับ ถ้าอย่างนั้นให้ลองเปลี่ยนเส้นทางสักเล็กน้อย คราวนี้ให้คุณเดินผ่ากลางออฟฟิศหรือเดินผ่านทางเดินระหว่างโต๊ะทำงานของแต่ละแผนกดูสิครับ เพียงเท่านี้คุณก็จะได้สบตากับคนอื่นเพิ่มขึ้นเป็น 10 หรือ 20 คน นอกจากจะได้ทักทายกับคนที่สบตาคุณว่า “อรุณสวัสดิ์”แล้ว คุณยังสร้างโอกาสในการพูดคุยกันก่อนเริ่มงานได้ด้วย เช่น “เรื่องที่ขอให้ช่วยเมื่อวันก่อนไปถึงไหนแล้ว” หรือ”เรื่องที่ปรึกษาตอนดื่มกันเมื่อคืนก่อนจะทำกันเลยไหม” แค่คุณเหลือบมองเอกสารที่วางอยู่บนโต๊ะแล้วเอ่ยขึ้นว่า “มีข้อมูลแบบนี้ด้วยเหรอ” คุณก็ได้สร้างโอกาสรวบรวมข้อมูลแล้ว หรือแค่คุณมองหน้าเพื่อนร่วมงานแล้วบอกว่า“เรื่องอีเมล์ที่เขาส่งมาถามครบกำหนดวันนี้แล้วสินะ” ก็เป็นการสร้างโอกาสตรวจสอบความถูกต้องได้เช่นกัน การลองปรับเปลี่ยนเส้นทางการเดินของคุณทั้งตอนที่เพิ่งมาถึงที่ทำงานและเวลาเดินไปมาในออฟฟิศก็ตามจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น ไม่พูดแทรกคนอื่น“การสนทนา” เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีความสำคัญมากโดยมีกติกาสำคัญที่เราต้องปฏิบัติตามขณะสนทนาคือ “ห้ามพูดแทรกเวลาที่คนอื่นพูดอยู่เด็ดขาด”เรื่องนี้มีเหตุผลใหญ่ ๆ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ ใช้ฟอนต์ตัวอักษรเดียวกันและจัดองค์ประกอบภาพให้สมดุล การจัดทำเอกสารให้มี “ความสวยงาม” ในระดับที่เกินมาตรฐานเป็นเรื่องของ “รสนิยม” แต่ก่อนที่จะไปถึงจุดนั้นก็ต้องรู้ “หลักเกณฑ์เบื้องต้น” ที่ใคร ๆ ก็ทำได้เสียก่อน โดยเฉพาะการทำพาวเวอร์พอยต์ คุณสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายเนื่องจากใช้พื้นที่ได้อย่างอิสระ แต่ถ้าคุณวางตัวอักษรกระจัดกระจาย ใช้ฟอนต์ตัวอักษรต่างกันในแต่ละสไลด์ หรือจัดองค์ประกอบภาพไม่สมดุล ก็จะทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มอ่านด้วยซ้ำ คุณคงเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “ความสำคัญของเอกสารอยู่ที่เนื้อหา ไม่ใช่หน้าตา” แต่ “ถ้าเอกสารของเรามีเนื้อหาเหมือนกับของคนอื่น เราควรจัดทำเอกสารให้ดูสบายตามากที่สุด”เมื่อจัดองค์ประกอบของการแสดงข้อมูลเปรียบเทียบระหว่างด้านซ้ายกับด้านขวาให้ได้สัดส่วนกัน ก็ย่อมทำให้รู้สึกถึง “ความสวยงาม” “ความสมดุล” “ความตั้งใจ”และ “ความแน่นอน” เอกสารที่จัดองค์ประกอบภาพให้ดูดีแบบนี้ นอกจากจะอ่านง่ายแล้วยังดูน่าเชื่อถือมากขึ้น (คุณเองก็จะดูน่าเชื่อถือมากขึ้นด้วย) กำหนดสัดส่วน “พื้นที่ว่าง”กับ “ตัวอักษร” เป็น 3:7ผมเห็นแผ่นสไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูลจนเต็มแผ่นอยู่บ่อย ๆ เอกสารแบบนี้จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกเครียดและไม่อยากอ่าน คุณควรจัดให้พื้นที่ประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์เป็นพื้นที่ว่าง โดยไม่ต้องคำนึงถึงจำนวนและขนาดของตัวอักษรหรือแผนภาพ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร(Tips for documenting)

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร(Tips for documenting)

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร(Tips for documenting) จำลูกเล่นให้ขึ้นใจการเพิ่มลูกเล่นเพียงเล็กน้อยช่วยให้เอกสารดูดีขึ้นผิดหูผิดตา เรามาดูเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่มีความสำคัญในการจัดทำเอกสารที่ใครๆ ก็มองข้ามกันดีกว่า คำว่า “ลิ้นชัก” เป็นคำพูดติดปากของนักธุรกิจที่มากด้วยประสบการณ์ โดยหมายถึงประสบการณ์หรือความรู้ เวลาคุณจัดทำเอกสาร “ลิ้นชัก” จะเป็นตัวตัดสินว่าเอกสารนั้นดีหรือไม่ดีและช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในตัวคุณ แต่ “ลิ้นชัก” ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงประสบการณ์หรือความรู้อย่างที่เขียนไว้ข้างต้น แต่หมายถึง “ลูกเล่น” อย่างการใช้ตาราง กราฟ แผนผัง รูปภาพ สี หรือแอนิเมชั่น เพื่อเพิ่มดวามนำสนใจ ยิ่งเอกสารมีลูกเล่นมากเท่าไหร่ก็ยิ่งน่าสนใจมากเท่านั้น และจะกลายเป็นอาวุธสำคัญของคุณเอกสารที่ดีต่างมีจุดร่วมกันอยู่ตรงที่ “ลูกเล่น” การเพิ่มลูกเล่นหรือ “ลิ้นชัก” ต้องเริ่มจากการอ่านเอกลารต่าง ๆ ให้มากที่สุด โดยดูว่าเอกสารเหล่านั้น “ใช้เทดนิคใด” แทนที่จะทำความเข้าใจเนื้อหาเพียงอย่างเดียว เวลาคุณเห็นเอกสารที่อ่านเข้าใจง่าย ให้พิจารณาว่า “ทำไมมันถึงอ่านแล้วเข้าใจง่าย” และ “มีการใช้ลูกเล่นอย่างไร”

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ) อย่าให้ผู้รับอีเมล์ต้องเลื่อนเมาส์คุณคิดว่าเนื้อความในอีเมล์ส่วนใดที่ถูกอ่านมากที่สุดครับ ทฤษฎีหนึ่งบอกว่าเป็นส่วน “ป.ล.” ฟังดูน่าสนใจดีครับ แต่น่าเสียดายมีอีเมล์จำนวนไม่น้อยที่ผู้รับไม่อ่านตรงส่วนนั้นเลย คุณคงเคยเห็นอีเมล์ที่ดูแล้วไม่อยากอ่านอยู่บ่อย ๆ ผมจะอธิบายให้คุณนึกภาพออกนะครับจากประสบการณ์ของผม อีเมล์ที่ผู้รับไม่อ่านคืออีเมล์ที่ “ต้องเลื่อนเมาส์จึงจะอ่านได้จนจบ” คุณไม่ควรเขียนอีเมล์ที่ผู้รับเห็นแล้วรู้สึกหงุดหงิดว่า “ไม่รู้มันจะยาวไปถึงไหน”หรือพูดง่าย ๆ คืออีเมล์ที่มีเนื้อความยาวมาก หน้าจอเต็มไปด้วยตัวอักษรยาวเหยียดหรือขึ้นย่อหน้าใหม่โดยไม่จำเป็น วิธีแก้ไขมี 2 ข้อดังนี้ 1 เขียนอย่างย่อ ๆ เขียนให้สั้นเข้าไว้ โดยคุณสามารถเขียนเรียงเป็นข้อ ๆ หรือเขียนบทสรุปไว้ในตอนต้นอย่างที่ผมได้กล่าวไปแล้ว2 ไม่ขึ้นย่อหน้าใหม่โดยไม่จำเป็น เขียนแต่ละย่อหน้าให้จบความ และความยาวแต่ละย่อหน้าไม่ควรแตกต่างกันมากหากผู้รับไม่ต้องเสียเวลาเลื่อนเมาส์อ่าน แค่เปิดดูก็เห็นเนื้อความทั้งหมด ผู้รับจะอ่านอืเมล์แน่นอน และงานของคุณก็จะคืบหน้าไปอย่างรวดเร็ว เขียนเนื้อความแบบเชิงรุก เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)บางครั้งปฏิกิริยาของผู้รับอีเมล์ก็สร้างความลำบากให้ผู้ส่ง ถ้าคุณไม่ส่งอีเมล์ตามงานอยู่เรื่อย ๆ งานก็ไม่คืบหน้า ตัวอย่างเช่น กรณีกำหนดวันประชุมA : “สัปดาห์หน้าพอจะมีเวลาคุยเรื่องหัวข้อ 00ไหมครับ”B: “ได้ ไม่มีปัญหา”A :

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email)

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email)

เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email) พลิกแพลงหัวเรื่องอีเมล์กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ใช้กันโดยทั่วไปในสำนักงานไปแล้ว ทว่าวิธีใช้อีเมล์อย่างมีประสิทธิภาพยังคงเป็นปริศนา สำหรับใครหลาย ๆ คน ผมจึงลองคิดค้นเคล็ดลับเกี่ยวกับการใช้อีเมล์ขึ้นมาดู คนที่อ่านอีเมล์เรื่องงานหลายร้อยฉบับต่อวันมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ประเภทของงาน และสถานการณ์ จากประสบการณ์ของผม ถ้าพนักงานระดับกลางได้รับอีเมล์เกิน 100 ฉบับ เขาจะต้องใช้เวลาครึ่งวันไปกับการอ่านและตอบอีเมล์ หากจะบอกว่าสมัยนี้ทักษะการใช้อีเมล์ในที่ทำงานเป็นตัวกำหนดคุณภาพของงานก็คงจะไม่ใช่การพูดเกินจริงเลย เมื่อคุณได้รับอีเมล์จำนวนมาก พอเปิดกล่องข้อความ คุณจะเห็นหัวเรื่องและชื่อผู้ส่งเรียงตามเวลาที่อีเมล์ถูกส่งมา ถ้าคุณต้องการส่งอีเมล์ถึงผู้รับจำนวนมาก การตั้งหัวเรื่องที่ช่วยให้รู้เนื้อหาจะยกระดับความสำคัญของอีเมล์ฉบับนั้นได้ตัวอย่างเช่นx “เกี่ยวกับการประชุม 00”O “ขอเอกสารการประชุม OO”คุณคงมองออกนะครับว่าสิ่งที่อยากให้หลีกเลี่ยงคือการเขียนหัวเรื่องว่า “เกี่ยวกับ…” เพราะถ้าผู้รับไม่เปิดอ่าน เขาก็จะไมรู้เนื้อหาของอืเมล์ว่าเป็นการติดต่อเรื่องวาระการประชุมการส่งรายงานการประชุม การขอเอกสาร หรือการยกเลิกการประชุมหัวเรื่องที่ดีควรจะกระชับและใช้คำที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้ผู้รับตอบอีเมล์ได้รวดเร็วขึ้น วิธีหนึ่งที่ดึงดูดความสนใจากผู้รับได้คือการใส่ข้อความที่สะดุดตา เช่น (กรุณาตอบกลับ) และ (ด่วน)ในทางกลับกัน การใส่ข้อความ (ไม่ใช่เรื่องงาน) เพื่อระบุว่าอีเมล์มีความสำคัญน้อย ก็จะทำให้ผู้รับที่มีงานยุ่งนึกชื่นชมว่าคุณทำงานเป็น ระบุผู้รับให้ชัดเจน

เคล็ดลับการประชุม(Meeting secrets)ต่อ

เคล็ดลับการประชุม(Meeting secrets)ต่อ เนะมาวาชิ อันที่จริงการประชุมได้เริ่มต้นขึ้นก่อนที่ประธานจะกล่าวเปิดการประชุมเสียอีก “เนะมาวาชิ” คือวิธีเตรียมการประชุมให้ประสบความสำเร็จ พจนานุกรมไดจิรินฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 ได้นิยามคำว่าเนะมาวาชิไว้ดังนี้1. การตัดแต่งรากต้นไม้ก่อนจะย้ายที่เพาะปลูกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดูดซับสารอาหาร2. การอธิบายเหตุการณ์หรือบอกจุดมุ่งหมายแก่ผู้เกี่ยวข้องก่อนจะดำเนินการเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจเรื่องราวในระดับหนึ่ง เดิมที่คำนี้เป็นศัพท์ที่ใช้เกี่ยวกับการจัดสวน โดยส่วนตัวผมคิดว่าเนะมาวาชิมีจุดมุ่งหมาย 2 ประการดังนี้ หลีกเลี่ยงการเข้าใจผิด เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการเข้าใจผิด ด้วยการบอกจุดมุ่งหมายของคุณแก่ผู้เข้าประชุมล่วงหน้า เพิ่มคุณค่าการประชุม เพื่อให้การอภิปรายดำเนินไปอย่างมีคุณค่า เนื่องจากคุณเข้าใจความต้องการที่แท้จริงของผู้เข้าประชุมแต่ละคน ซึงหาโอกาสมาอยู่พร้อมหน้ากันได้ยาก แม้แต่การประชุมที่มีผู้เข้าประชุมแค่ไม่กี่คนก็สามารถยกระดับการประชุมได้ด้วยเนะมาวาชิ ทว่าเรื่องที่อยากให้คุณระวังไว้คือ เนะมาวาชิไม่ใช่ตัวกำหนดหัวข้ออภิปรายในการประชุม เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นการจัดประชุมก็จะหมดความหมายไปในทันที หากคุณเป็นประธานการประชุม เพียงแค่คุณเพิ่มคุณค่าให้การประชุมด้วยเนะมาวาซิ ผู้เข้าประชุมจะเกิดความประทับใจและคิดว่า “คุณเท่านั้นทีเหมาะสมกับตำแหน่งประธานการประชุม” ใส่ใจตำแหน่งที่นั่ง ลองนึกภาพตอนที่คุณเข้าไปในห้องประชุมดูสิครับว่าคุณจะทำอะไรเป็นอันดับแรก อย่างแรกที่คุณทำเวลาเข้าไปในห้องประชุมคือ การเลือกที่นั่งของตัวเอง ดังนั้น สิ่งที่คุณควรทำคือ “เลือกที่นั่งที่เอื้อต่อการบรรลุจุดมุ่งหมายของตัวเองให้มากที่สุด”ถ้าคุณเป็นคนจัดที่นั่ง สิ่งที่ควรลดความสำคัญคือแนวคิดเรื่อง “ที่นั่งสำหรับคนสำคัญกับที่นั่งสำหรับผู้น้อย” ซึ่งเป็นธรรมเนียมโบราณของญี่ปุ่น ไม่มีใครใส่ใจแนวคิดนี้หรอกครับนอกจากชาวญี่ปุ่น ทั้งนี้การประชุมต่างจากการทักทายหรือการต้อนรับแขกในงานเลี้ยง จึงควรให้ความสำคัญกับการนำมติที่ได้จากการประชุมไปใช้ประโยชน์มากกว่า สิ่งที่คุณควรสังเกตเป็นอันดับแรกคือตำแหน่งของกระดานไวต์บอร์ด ถ้าคุณต้องการเป็นผู้นำ

เคล็บลับการประชุม (Meeting secrets)

เคล็บลับการประชุม(Meeting secrets) กฎ 1/8 ว่ากันว่าระยะเวลาอันยาวนานที่หมดไปกับการประชุมเป็นเหตุให้บรรดาพนักงานบริษัททำผลงานได้ย่ำแย่ลง ชาวต่างชาติที่เคยเห็นการประชุมของชาวญี่ปุ่นจะพูดอยู่สองอย่างคือ “Long, long meeting” และ “Lots of meetings” สิ่งที่เราควรระลึกไว้เสมอเวลาจัดการประชุมคือ การประชุมประกอบด้วย “เวลาที่ใช้” “จำนวนผู้เข้าร่วม” และ “ความถี่ในการจัดประชุม” ถ้าเราลดทอนองค์ประกอบเหล่านี้ลงอย่างละครึ่ง เวลาทั้งหมดที่บริษัทต้องใช้ในการประชุมจะเหลือ 1/2 x1/2 x1/2 = 1/8 สมมุติว่าเราจัดการประชุม 2 ชั่วโมง โดยมีผู้เข้าร่วมประชุม 20 คน และความถี่ในการจัดประชุมคือเดือนละ 2 ครั้ง 2 ชั่วโมง x 20 คน x 2 ครั้ง = 80