Browse By

Category Archives: ความรู้ทั่วไป

เคล็ดลับการบรรลุเป้าหมาย

เคล็ดลับการบรรลุเป้าหมาย

เคล็ดลับการบรรลุเป้าหมาย อย่าสร้างขีดจำกัดให้ตัวเอง หากคุณรู้สึกว่าทั้ง ๆ ที่ตัวเองมีความรู้และทักษะดีอยู่แล้วแต่ก็ยังทำผลงานได้ไม่น่าประทับใจ แสดงว่าคุณมีปัญหาเรื่องกรอบความคิดแล้วล่ะครับ ลองเปลี่ยนแปลงวิธีคิดเพียงเล็กน้อยดูสิ มันอาจจะเกิดประโยชน์ต่อชีวิตของคุณอย่างมหาศาลเลยก็ได้ เคยไหมครับเวลาที่คุณ “อยากจะลองท้าทาย” แต่ก็ต้องตัดใจเพราะว่า “ในโลกแห่งความจริงคงเป็นไปไม่ได้” หรือ “เป็นการฝันไกลเกินตัว” หรือคุณเคยตัดใจเพราะถูกคนอื่น “ตัดสิน” ตัวคุณว่า “ทำไม่ได้หรอก” หรือ “เป็นไปไม่ได้หรอก” ไหมครับ คนรอบข้างจะ “ตัดสิน” ความมุ่งมั่นอันแรงกล้าของคุณในหลาย ๆ รูปแบบ เริ่มตั้งแต่การแสดงความคิดเห็นในแง่ลบอย่างการดูถูก ไปจนถึงการแสดงความเป็นห่วงเป็นใยอย่างแท้จริง หรือการให้ดำแนะนำอย่างจริงใจ เพื่อให้คุณมีพัฒนาการที่ดีขึ้น แต่ว่าผมจะไม่ใส่ใจ “คำตัดสินจากปากคนอื่น”เหล่านี้ คุณครูที่สอนผมตอนอยู่ชั้นมัธยมปลายเคยถามผมว่า “เธอรู้ไหมว่ากุญแจสำคัญที่จะพาเธอเข้าไปเรียนในมหาวิทยาลัยที่เธอใฝ่ฝันคืออะไร” จากนั้นท่านก็พูดว่า “ครูจะบอกให้นะ มันง่ายมาก แค่เธอคิดว่า ‘อยากจะเข้า’ ก็พอ ครูไม่รู้หรอกว่าถ้าเธอคิดว่าอยากจะเข้าแล้วจะเข้าได้จริง ๆหรือเปล่า แต่ถ้าเธอไม่เคยคิดว่าอยากจะเข้าตั้งแต่แรก เธอจะไม่มีวันได้เรียนที่นั่นอย่างแน่นอน” ถ้าคุณไม่

ความคิดเห็น (Commemts)

ความคิดเห็น (Commemts)

ความคิดเห็น (Commemts) แยกคำบ่นออกจากความคิดเห็นคุณรู้ถึงความแตกต่างระหว่าง “คำบ่น” กับ “ความคิดเห็น” หรือเปล่าครับพจนานุกรมได้ให้คำนิยามไว้ดังนี้ คำบ่น : การคร่ำครวญถึงเรื่องที่พูดไปก็เปล่าประโยชน์ความคิดเห็น : การยืนกรานความคิดหรือสิ่งที่อยู่ในใจที่มีต่อปัญหาหนึ่งผมขออธิบายง่าย ๆ ว่าคำบ่นจะ “ไม่นำไปสู่การกระทำในขั้นต่อไป” ในทางกลับกันความคิดเห็นจะ “นำไปสู่การกระทำในขั้นต่อไป” เช่น การปรับปรุงหรือการเสนอข้อมูลบางกรณีที่เราไม่พอใจหรือร้องเรียนอะไรบางอย่าง ถ้าเราชี้แนะวิธีแก้ไขไปด้วย “คำบ่น” ก็จะกลายเป็น “ความคิดเห็น” ถ้าคุณแสดงความคิดเห็นในทีมว่า “ควรทำอย่างไรต่อไป” แทนที่จะเอาแต่พร่ำบ่น ทีมก็จะเดินหน้าต่อไปได้ ถ้าอย่างนั้นคำบ่นก็เป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นเลยน่ะสิจริง ๆ แล้วผมคิดว่ามันเป็นสิ่งจำเป็น เพราะว่าในคำบ่นมีความในใจของเพื่อนร่วมทีมแฝงอยู่ ดังนั้น คำบ่นที่คุณได้ยินจึงเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญในการประเมินความเสี่ยงหรือทำความเข้าใจสถานการณ์ในปัจจุบัน โดยเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้าทีม ขอให้คิดเสียว่าการฟังลูกทีมบ่นเป็นหน้าที่อย่างหนึ่ง หลังจากฟังลูกทีมบ่นจนจบแล้ว หัวหน้าทีมต้องปรึกษากับลูกทีมว่า “ควรทำอย่างไรต่อไป” เพื่อเปลี่ยนคำบ่นให้เป็นความคิดเห็น ปกติแล้วลูกทีมจะคิดว่าการบ่นหัวหน้าทีมเป็นเรื่องที่ควรระวัง แต่ผมคิดว่าการบ่นหัวหน้าทีมให้คนที่ไว้ใจได้ฟังบ้าง ก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่จะมาเป็นหัวหน้าทีมคนต่อไปควรรู้ว่าลูกทีมไม่พอใจอะไรในตัวหัวหน้าทีมคนปัจจุบัน นี่คือคุณลักษณะอย่างหนึ่งของการทำงานเป็นทีมที่แข็งแกร่ง สวมวิญญาณกิ้งก่าเรื่องที่จะเล่าต่อไปนี้เป็นข้อสรุปที่ผมได้มาจากประสบการณ์ส่วนตัวในการทำงานร่วมกับบริษัทหลายแห่ง

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม3

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม3

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม3 สอนงานคนอื่นเพื่อพัฒนาตัวคุณเอง ปีเตอร์ ดรักเกอร์ บิดาแห่งการจัดการสมัยใหม่เคยกล่าวไว้ว่า”การสอนงานคนอื่นคือการเรียนรู้ที่ยิ่งใหญ่ที่สุด” เวลาสอนงานคนอื่น ถึงแม้จะเป็นงานที่คุณทำอยู่ทุกวัน คุณก็ต้องอธิบายแต่ละขั้นตอนในการทำงานนั้น ๆ ให้เขาฟัง ในขณะที่อธิบาย คุณต้องใช้กระบวนการวิเคราะห์ ตามหลักเหตุผลแล้วนำมาประกอบกันเพื่อให้คนอื่นเข้าใจได้ง่ายขึ้น กระบวนการวิเคราะห์แบบนี้จะช่วยให้ตัวคุณเอง เข้าใจขั้นตอนในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น บางครั้งยังอาจทำให้มองเห็นส่วนที่ยังบกพร่องแล้วลงมือแก้ไขได้ทัน ตัวผมเองก็มีประสบการณ์ในเรื่องนี้ สมัยที่ผมเป็นนักกีฬามหาวิทยาลัย ผมได้ให้คำแนะนำรุ่นน้องที่เข้ามาใหม่ พอเรียนจบก็ได้ทำงานในตำแหน่งที่ฝึกอบรม ผมรู้สึกว่าประสบการณ์เหล่านั้นเป็นเรียนรู้ที่ดีที่สุดสำหรับตัวผมเอง เพราะสิ่งที่ผมได้เรียนรู้ส่งผลต่อการแข่งขันกีพาและการทำงานของผมในเวลาต่อมายิ่งไปกว่านั้น การสอนงานคนอื่นหมายถึงการพัฒนาความสามารถของคนรอบตัวคุณ ทีมจึงทำผลงานได้ดีขึ้น เมื่อผลงานของทีมอยู่ในระดับสูง คุณซึ่งเป็นสมาชิกคนหนึ่งในทีมก็จะได้ทำงานในระดับที่สูงขึ้นไปด้วย กล่าวคือ การสอนงานคนอื่นดูเหมือนเป็นการทำเพื่อเพื่อนร่วมทีม แต่จริง ๆ แล้วมันจะส่งผลดีย้อนกลับมาหาตัวคุณเองมีคำกล่าวว่า “ความเห็นอกเห็นใจไม่ได้มีไว้เพื่อคนอื่น” การสอนงานคนอื่นก็เช่นเดียวกัน มันอาจดูเหมือนเป็นการทำเพื่อคนอื่น แต่ที่จริงแล้วเป็นการทำเพื่อตัวคุณเองต่างหาก การคิดว่า “ไอ้หมอนี่ใช้ไม่ได้”เป็นการประกาศความพ่ายแพ้ เราทุกคนต่างก็เคยประเมินด่าคนอื่นโดยไม่สนว่าเราจะมีสิทธิ ประเมินผู้อื่นหรือไม่ ไม่ว่าใครก็คงจะเคยวิพากษ์วิจารณ์คนอื่นอย่าง “คนนั้นทำงานได้ดี” หรือ “คนนั้นทำงานเก่ง” กันมาบ้าง ในบรรดาคำวิพากษ์วิจารณ์

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม 2

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม 2

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม 2 กล้าที่จะมอบหมายงาน ตอนที่ลูกผมยังเล็ก ผมได้วางแผนวิธีรับมือเวลาที่ลูกหกลัมไว้ก่อนแล้วอันดับแรกคือผมจะดูท่าล้ม จากนั้นดูความปลอดภัยโดยรวม ถ้าดูแล้วไม่น่ามีปัญหาอะไร ผมก็จะดูอยู่เฉย ๆ ผมจะไม่วิ่งเข้าไปอุ้มลูกโดยเด็ดขาด แน่นอนว่าผมก็เหมือนคุณพ่อหลายคนที่วินาทีที่เห็นลูกหกลัม แขนขาของผมจะขยับไปหาลูกโดยอัตโนมัติ แต่ผมก็พยายามทำใจแข็งไม่เข้าไปหาลูก พอทำแบบนั้นไปเรื่อย ๆ ถ้าไม่เจ็บมากจริง ๆ ลูกก็จะไม่ร้องไห้หรือร้องขอความช่วยเหลือ แต่จะลุกขึ้นมาเองราวกับว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้นและเล่นต่อไป (แล้วก็หกลัมอีก) หัวหน้าทีมก็เช่นเดียวกัน สาเหตุที่ทำให้องค์กรหยุดชะงักมีมากมาย ถ้าหัวหน้าทีมเข้าไปเจ้ากี้เจ้าการกับลูกทีมมากเกินไป ทีมจะทำผลงานได้ไม่ดี องค์กรหยุดชะงักมีสาเหตุมาจากหัวหน้าทีมและลูกทีม ถ้าหัวหน้าทีมเข้าไปยุ่งวุ่นวายทุกเรื่อง ลูกทีมจะไม่มีโอกาสเติบโต มิหนำซ้ำพวกเขาจะติดนิสัยขอความช่วยเหลือไปเสียทุกเรื่อง นอกจากนี้ ข้อจำกัดเรื่องเวลาและขีดความสามารถที่หัวหน้าทีมเป็นผู้กำหนดจะทำให้ลูกทีมดำเนินงานไม่คล่องตัว สำหรับอดีตลูกทีมคนเก่งที่เพิ่งได้เลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าทีมครั้งแรกต้องระวังหลุมพรางของการเป็นคนเจ้ากี้เจ้าการเอาไว้ให้ดี ไม่แปลกที่หัวหน้าทีมจะเกิดความรู้สึกว่า “ทนดูไม่ไหวแล้ว” หรือ “ทำเองจะเร็วกว่า” แต่ถ้ามอบหมายงานให้ลูกทีมไปแล้วก็ต้องไว้ใจให้พวกเขาทำงานจนเสร็จ เป็นกังวลโดยไม่ยื่นมือเข้ามาช่วยไปซะทุกเรื่องเราทุกคนเติบโดขึ้นมาได้ก็เพราะมีคนที่เฝ้าดูเราอย่าง คว้าลูกวอลเลย์บอลที่เอื้อมถึงเวลาที่เราทำงานกันเป็นทีมมักจะเหลืองานที่ไม่มีใครแตะเพราะแต่ละคนคิดว่า “นั่นไม่ใช่งานของฉัน” เรื่องนี้เปรียบได้กับ “จุดเกรงใจ” ในกีฬาวอลเลย์บอล ซึ่งหมายถึงลูกวอลเลย์บอลที่ข้ามตาข่ายมาแล้วดกพื้นเนื่องจากผู้เล่นเกี่ยงกันรับ เคล็ดลับการป้องกันการเกิดจุดเกรงใจแบ่งเป็น 2

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม

เคล็ดลับการทำงานเป็นทีม มนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่”ต้องได้รับการกระตุ้น”เมื่อทำงานในองค์กร คุณย่อมไม่อาจหลีกเลี่ยงการทำงานเป็นทีมได้เลย แล้วคุณรู้ไหมว่าเคล็ดลับในการทำงานเป็นทีมคืออะไร ผมขอแนะนำเคล็ดลับที่ใช้ได้ในทุกสถานการณ์ไม่ว่าคุณจะเป็นหัวหน้าทีมหรือลูกทีมก็ตามความหมายของการทำงานเป็นทีมอย่างที่เรารู้กันคือ การแบ่งงานที่ไม่สามารถทำคนเดียวได้ให้กับสมาชิกในทีมเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ใหญ่ขึ้น ทว่ามนุษย์ไม่ใช่เครื่องจักร แต่เป็นสิ่งมีชีวิตที่มีความรู้สึก ผลงานที่ออกมาจะได้รับอิทธิพลจากแรงจูงใจของสมาชิกในทีม ดังนั้น สมาชิกทุกคนจะต้องใส่ใจและคอยกระตุ้นแรงจูงใจของสมาชิกคนอื่น ๆสิ่งที่ไม่ควรทำอย่างยิ่งเวลาขอให้ใครสักคนทำอะไรให้คือการใช้น้ำเสียงแบบออกคำสั่ง เพราะคนที่ถูกสั่งจะรู้สึกไม่ดี เมื่อมี “ผู้ออกคำสั่ง” ก็จะต้องมี “ผู้ทำตามคำสั่ง”ในกรณีที่ร้ายแรงการตกอยู่ในฐานะเป็น “ผู้ทำตามคำสั่ง”อาจก่อให้เกิด “การต่อต้าน” ได้ เวลาขอให้ใครสักคนทำอะไร ไม่ว่าจะเป็นความสัมพันธ์แบบหัวหน้ากับลูกน้อง ลูกค้ากับซัพพลายเออร์ หรือสมาชิกในทีมเดียวกัน ถ้าคนคนนั้นรู้สึกว่า “ถูกบังคับ” มากกว่า “ถูกกระตุ้น” ผลงานของเขาจะออกมาไม่ดี ผมได้เป็นหัวหน้าทีมตั้งแต่อายุยังน้อย และมีลูกทีมเป็นรุ่นพี่ที่มีประสบการณ์ในการทำงานหลายสิบปีอยู่หลายคนเวลาไหว้วานคนเหล่านั้น ผมจะพูดว่า “รบกวนด้วยนะครับ” ด้วยท่าทางอ่อนน้อม แม้อีกฝ่ายจะเป็นพนักงานใหม่ผมก็ปฏิบัติกับพวกเขาแบบเดียวกัน พนักงานมืออาชีพทำผลงานได้ดีที่สุดเวลาได้รับการ “ขอร้อง” หรือ “คาดหวัง” ดังนั้น คุณควรปฏิบัติต่อคนหนุ่มสาวที่จะก้าวขึ้นมาเป็นพนักงานมืออาชีพโดยใช้ความ”คาดหวัง” เช่นเดียวกัน รู้จักสิ่งที่คนอื่นให้ความสำคัญแต่ละคนมีแรงจูงใจในการทำงานหรือสิ่งที่ให้ความสำคัญแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่น บางคนให้ความสำคัญกับคะแนนประเมินผลการปฏิบัติงานจากหัวหน้าหรือโบนัสปลายปี

เคล็ดลับการบริหารเวลา(ต่อ)

เคล็ดลับการบริหารเวลา(ต่อ)

เคล็ดลับการบริหารเวลา(ต่อ) ทำทันที เมื่อการประชุมจบลง นอกจากการทำรายงานการประชุมแล้ว ยังมีงานอื่น ๆ ตามมาอีก ทว่าธรรมชาติของมนุษย์มักจะดองงานไว้โดยคิดว่า “ขอพักก่อน” แล้วบอกกับตัวเองว่า “วันนี้ขอกลับบ้านไปดื่มเบียร์ก่อนแล้วกัน” เหมือนกับเวลาที่มีลูกค้าร้องขอหรือสอบถามมาทางอีเมล์หรือโทรศัพท์ พนักงานก็แค่รับเรื่องไว้และ “ผลัดวันประกันพรุ่ง” แต่การผัดวันประกันพรุ่งเป็นหลุมพรางขนาดใหญ่ที่คุณอาจไม่ทันคิด ผมขอยกตัวอย่างการประชุมนะครับ ถ้าคุณส่งรายงานการประชุมทางอีเมล์ทันทีที่การประชุมเสร็จสิ้นพร้อมกับระบุว่า “ผมจดบันทึกในระหว่างการประชุม ลองอ่านดูนะครับ” คุณจะเสียเวลาแต่ไม่กี่นาที ผู้เข้าประชุมสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ทันที หากเกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนก็สามารถแก้ไขได้ทันเวลา เช่น มีคนทักท้วงว่า “เฮ้ย ไม่ใช่แบบนั้นต้องเป็นแบบนี้” และช่วยให้คุณประหยัดทั้งแรงและเวลาในการดำเนินงานได้ เช่น มีคนให้คำชี้แนะว่า “อุ๊ย เรื่องนั้นไม่ต้องทำก็ได้นะ” หากคุณดองงานข้ามวันอาจถึงขั้นต้องหาเวลามาชี้แจงข้อมูลกันใหม่ ซึ่งถ้าคุณจัดทำรายงานการประชุมทันทีก็คงเสร็จภายใน 1-2 นาที แต่กลายเป็นว่าต้องมาเสียเวลามากกว่านั้นหลายสิบเท่า ยิ่งไปกว่านั้น ถ้างานนั้นเป็นงานที่คุณ “ไม่จำเป็นต้องทำ” ละก็ มันจะกลายเป็นเรื่องที่ขำไม่ออก”การทำทันที” นอกจากจะเป็นการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังมีข้อดีอีกอย่างหนึ่งซึ่งเพื่อนของผม เล่าให้ฟังว่า “ฉันส่งอีเมล์สอบถามไป

เคล็ดลับการบริหารเวลา

เคล็ดลับการบริหารเวลา

เคล็ดลับการบริหารเวลา ไม่ทำให้คนอื่นเสียเวลา เมื่อคุณเริ่มทำงานเป็น คนอื่นจะป้อนงานให้คุณอย่างต่อเนื่อง ยิ่งคุณเป็นคนที่มีความมุ่งมั่นสูง คุณก็จะยิ่งรับงานที่คนอื่นป้อนให้ โดยไม่ปฏิเสธและพยายามทำงานเหล่านั้นให้สำเร็จ แต่ถ้าคุณรับงานมากเกินกำลังของตัวเอง นอกจากคุณจะทำงานไม่เสร็จตามกำหนดแล้วงานยังออกมาไม่มีคุณภาพอีกด้วย ส่งผลให้ตัวคุณเองและคนอื่นเสียเวลาเนื่องจากต้องทำงานใหม่หรือเป็นตัวถ่วงของคนอื่น โดยเฉพาะการทำให้คนอื่นเสียเวลาเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำอย่างยิ่ง คนรุ่นเก่าเคยทำงานเพื่อสั่งสมประสบการณ์แบบค่อยเป็นค่อยไป แต่ “คนหนุ่มสาวฝีมือดี” กำลังทำให้แบบแผนการปฏิบัตินั้นผิดเพี้ยนไป หากคุณกดดันตัวเองมากเกินไป เช่น “น่าจะทำได้”หรือ “ต้องทำให้ได้” คุณจะทำงานอย่างรีบเร่งและก่อให้เกิดผลเสีย ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าคุณทำงานจนเกินขีดจำกัดของตัวเอง คุณอาจต้องเจ็บปวดทั้งกายและใจ ซึ่งเป็นภาวะที่ไม่ควรปล่อยให้เกิดขึ้นโดยเด็ดขาด คุณควรกระจายงานโดยด่วนเมื่อรู้สึกว่ากำลังทำให้คนอื่นเดือดร้อน คุณต้องไตร่ตรอง “หน้าที่” ของตัวเองอย่างมีสติ (เช่น การจัดทำเอกสารประกอบการสัมมนาเรื่อง 00 เป็นหน้าที่หลักของคุณหรือไม่) คุณไม่ควรรับงานที่อยู่นอกเหนือความรับผิดชอบของตัวเองถ้าคิดว่ามันเกินกำลัง คุณต้องทำหน้าที่ของตัวเองให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดก่อนแล้วค่อยรับงานอื่นต่อ แต่หากไม่มีเวลาเหลือก็ให้ปฏิเสธงานนั้นไปเลยในกรณีที่งานนั้นเป็นหน้าที่ของคุณแต่ว่าคุณมีงานลันมือแล้ว ให้คุณทำ “งานใหม่ที่ไม่เคยทำมาก่อน” แค่ชิ้นเดียว การทำงานใหม่ ๆ ให้สำเร็จนั้นต้องอาศัยประสบการณ์ ถ้าคุณรับ “งานใหม่ที่ไม่เคยทำมาก่อน” ไว้มาก ๆ

เคล็ดลับการสื่อสาร

เคล็ดลับการสื่อสาร(ต่อ)

เคล็ดลับการสื่อสาร(ต่อ) เดินผ่ากลางออฟฟิศ ยิ่งคุณมีโอกาสได้สื่อสารมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งเกิดไอเดียใหม่ ๆ มากเท่านั้น และงานของคุณก็จะคืบหน้าตามไปด้วย ผมขอแนะนำเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะเพิ่มโอกาสในการสื่อสารให้คุณได้โดยที่คุณไม่ต้องลงทุนมากมายเลยครับนั่นคือการ “เดินผ่ากลางออฟฟิศ” คุณลองนึกถึงเส้นทางตั้งแต่โถงหน้าลิฟต์ไปจนถึงโต๊ะทำงานของตัวเองดูสิครับ นับตั้งแต่ที่คุณเดินเข้าออฟฟิศ แขวนเสื้อโค้ทหรือเสื้อสูทไว้ในล็อกเกอร์แล้วเดินเลียบผนังไปที่โต๊ะตัวเอง ระหว่างทางมีคนสบตากับคุณกี่คน อย่างมากก็แค่ 3 หรือ 4 คนที่นั่งอยู่ใกล้โต๊ะคุณสินะครับ ถ้าอย่างนั้นให้ลองเปลี่ยนเส้นทางสักเล็กน้อย คราวนี้ให้คุณเดินผ่ากลางออฟฟิศหรือเดินผ่านทางเดินระหว่างโต๊ะทำงานของแต่ละแผนกดูสิครับ เพียงเท่านี้คุณก็จะได้สบตากับคนอื่นเพิ่มขึ้นเป็น 10 หรือ 20 คน นอกจากจะได้ทักทายกับคนที่สบตาคุณว่า “อรุณสวัสดิ์”แล้ว คุณยังสร้างโอกาสในการพูดคุยกันก่อนเริ่มงานได้ด้วย เช่น “เรื่องที่ขอให้ช่วยเมื่อวันก่อนไปถึงไหนแล้ว” หรือ”เรื่องที่ปรึกษาตอนดื่มกันเมื่อคืนก่อนจะทำกันเลยไหม” แค่คุณเหลือบมองเอกสารที่วางอยู่บนโต๊ะแล้วเอ่ยขึ้นว่า “มีข้อมูลแบบนี้ด้วยเหรอ” คุณก็ได้สร้างโอกาสรวบรวมข้อมูลแล้ว หรือแค่คุณมองหน้าเพื่อนร่วมงานแล้วบอกว่า“เรื่องอีเมล์ที่เขาส่งมาถามครบกำหนดวันนี้แล้วสินะ” ก็เป็นการสร้างโอกาสตรวจสอบความถูกต้องได้เช่นกัน การลองปรับเปลี่ยนเส้นทางการเดินของคุณทั้งตอนที่เพิ่งมาถึงที่ทำงานและเวลาเดินไปมาในออฟฟิศก็ตามจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น ไม่พูดแทรกคนอื่น“การสนทนา” เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีความสำคัญมากโดยมีกติกาสำคัญที่เราต้องปฏิบัติตามขณะสนทนาคือ “ห้ามพูดแทรกเวลาที่คนอื่นพูดอยู่เด็ดขาด”เรื่องนี้มีเหตุผลใหญ่ ๆ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ ใช้ฟอนต์ตัวอักษรเดียวกันและจัดองค์ประกอบภาพให้สมดุล การจัดทำเอกสารให้มี “ความสวยงาม” ในระดับที่เกินมาตรฐานเป็นเรื่องของ “รสนิยม” แต่ก่อนที่จะไปถึงจุดนั้นก็ต้องรู้ “หลักเกณฑ์เบื้องต้น” ที่ใคร ๆ ก็ทำได้เสียก่อน โดยเฉพาะการทำพาวเวอร์พอยต์ คุณสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายเนื่องจากใช้พื้นที่ได้อย่างอิสระ แต่ถ้าคุณวางตัวอักษรกระจัดกระจาย ใช้ฟอนต์ตัวอักษรต่างกันในแต่ละสไลด์ หรือจัดองค์ประกอบภาพไม่สมดุล ก็จะทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มอ่านด้วยซ้ำ คุณคงเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “ความสำคัญของเอกสารอยู่ที่เนื้อหา ไม่ใช่หน้าตา” แต่ “ถ้าเอกสารของเรามีเนื้อหาเหมือนกับของคนอื่น เราควรจัดทำเอกสารให้ดูสบายตามากที่สุด”เมื่อจัดองค์ประกอบของการแสดงข้อมูลเปรียบเทียบระหว่างด้านซ้ายกับด้านขวาให้ได้สัดส่วนกัน ก็ย่อมทำให้รู้สึกถึง “ความสวยงาม” “ความสมดุล” “ความตั้งใจ”และ “ความแน่นอน” เอกสารที่จัดองค์ประกอบภาพให้ดูดีแบบนี้ นอกจากจะอ่านง่ายแล้วยังดูน่าเชื่อถือมากขึ้น (คุณเองก็จะดูน่าเชื่อถือมากขึ้นด้วย) กำหนดสัดส่วน “พื้นที่ว่าง”กับ “ตัวอักษร” เป็น 3:7ผมเห็นแผ่นสไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูลจนเต็มแผ่นอยู่บ่อย ๆ เอกสารแบบนี้จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกเครียดและไม่อยากอ่าน คุณควรจัดให้พื้นที่ประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์เป็นพื้นที่ว่าง โดยไม่ต้องคำนึงถึงจำนวนและขนาดของตัวอักษรหรือแผนภาพ