Browse By

Daily Archives: May 28, 2021

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ

เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ ใช้ฟอนต์ตัวอักษรเดียวกันและจัดองค์ประกอบภาพให้สมดุล การจัดทำเอกสารให้มี “ความสวยงาม” ในระดับที่เกินมาตรฐานเป็นเรื่องของ “รสนิยม” แต่ก่อนที่จะไปถึงจุดนั้นก็ต้องรู้ “หลักเกณฑ์เบื้องต้น” ที่ใคร ๆ ก็ทำได้เสียก่อน โดยเฉพาะการทำพาวเวอร์พอยต์ คุณสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายเนื่องจากใช้พื้นที่ได้อย่างอิสระ แต่ถ้าคุณวางตัวอักษรกระจัดกระจาย ใช้ฟอนต์ตัวอักษรต่างกันในแต่ละสไลด์ หรือจัดองค์ประกอบภาพไม่สมดุล ก็จะทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มอ่านด้วยซ้ำ คุณคงเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “ความสำคัญของเอกสารอยู่ที่เนื้อหา ไม่ใช่หน้าตา” แต่ “ถ้าเอกสารของเรามีเนื้อหาเหมือนกับของคนอื่น เราควรจัดทำเอกสารให้ดูสบายตามากที่สุด”เมื่อจัดองค์ประกอบของการแสดงข้อมูลเปรียบเทียบระหว่างด้านซ้ายกับด้านขวาให้ได้สัดส่วนกัน ก็ย่อมทำให้รู้สึกถึง “ความสวยงาม” “ความสมดุล” “ความตั้งใจ”และ “ความแน่นอน” เอกสารที่จัดองค์ประกอบภาพให้ดูดีแบบนี้ นอกจากจะอ่านง่ายแล้วยังดูน่าเชื่อถือมากขึ้น (คุณเองก็จะดูน่าเชื่อถือมากขึ้นด้วย) กำหนดสัดส่วน “พื้นที่ว่าง”กับ “ตัวอักษร” เป็น 3:7ผมเห็นแผ่นสไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูลจนเต็มแผ่นอยู่บ่อย ๆ เอกสารแบบนี้จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกเครียดและไม่อยากอ่าน คุณควรจัดให้พื้นที่ประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์เป็นพื้นที่ว่าง โดยไม่ต้องคำนึงถึงจำนวนและขนาดของตัวอักษรหรือแผนภาพ