เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email)
เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email) พลิกแพลงหัวเรื่องอีเมล์กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ใช้กันโดยทั่วไปในสำนักงานไปแล้ว ทว่าวิธีใช้อีเมล์อย่างมีประสิทธิภาพยังคงเป็นปริศนา สำหรับใครหลาย ๆ คน ผมจึงลองคิดค้นเคล็ดลับเกี่ยวกับการใช้อีเมล์ขึ้นมาดู คนที่อ่านอีเมล์เรื่องงานหลายร้อยฉบับต่อวันมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ประเภทของงาน และสถานการณ์ จากประสบการณ์ของผม ถ้าพนักงานระดับกลางได้รับอีเมล์เกิน 100 ฉบับ เขาจะต้องใช้เวลาครึ่งวันไปกับการอ่านและตอบอีเมล์ หากจะบอกว่าสมัยนี้ทักษะการใช้อีเมล์ในที่ทำงานเป็นตัวกำหนดคุณภาพของงานก็คงจะไม่ใช่การพูดเกินจริงเลย เมื่อคุณได้รับอีเมล์จำนวนมาก พอเปิดกล่องข้อความ คุณจะเห็นหัวเรื่องและชื่อผู้ส่งเรียงตามเวลาที่อีเมล์ถูกส่งมา ถ้าคุณต้องการส่งอีเมล์ถึงผู้รับจำนวนมาก การตั้งหัวเรื่องที่ช่วยให้รู้เนื้อหาจะยกระดับความสำคัญของอีเมล์ฉบับนั้นได้ตัวอย่างเช่นx “เกี่ยวกับการประชุม 00”O “ขอเอกสารการประชุม OO”คุณคงมองออกนะครับว่าสิ่งที่อยากให้หลีกเลี่ยงคือการเขียนหัวเรื่องว่า “เกี่ยวกับ…” เพราะถ้าผู้รับไม่เปิดอ่าน เขาก็จะไมรู้เนื้อหาของอืเมล์ว่าเป็นการติดต่อเรื่องวาระการประชุมการส่งรายงานการประชุม การขอเอกสาร หรือการยกเลิกการประชุมหัวเรื่องที่ดีควรจะกระชับและใช้คำที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้ผู้รับตอบอีเมล์ได้รวดเร็วขึ้น วิธีหนึ่งที่ดึงดูดความสนใจากผู้รับได้คือการใส่ข้อความที่สะดุดตา เช่น (กรุณาตอบกลับ) และ (ด่วน)ในทางกลับกัน การใส่ข้อความ (ไม่ใช่เรื่องงาน) เพื่อระบุว่าอีเมล์มีความสำคัญน้อย ก็จะทำให้ผู้รับที่มีงานยุ่งนึกชื่นชมว่าคุณทำงานเป็น ระบุผู้รับให้ชัดเจน