เคล็ดลับการประชุม(Meeting secrets)ต่อ
เคล็ดลับการประชุม(Meeting secrets)ต่อ เนะมาวาชิ อันที่จริงการประชุมได้เริ่มต้นขึ้นก่อนที่ประธานจะกล่าวเปิดการประชุมเสียอีก “เนะมาวาชิ” คือวิธีเตรียมการประชุมให้ประสบความสำเร็จ พจนานุกรมไดจิรินฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 ได้นิยามคำว่าเนะมาวาชิไว้ดังนี้1. การตัดแต่งรากต้นไม้ก่อนจะย้ายที่เพาะปลูกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดูดซับสารอาหาร2. การอธิบายเหตุการณ์หรือบอกจุดมุ่งหมายแก่ผู้เกี่ยวข้องก่อนจะดำเนินการเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจเรื่องราวในระดับหนึ่ง เดิมที่คำนี้เป็นศัพท์ที่ใช้เกี่ยวกับการจัดสวน โดยส่วนตัวผมคิดว่าเนะมาวาชิมีจุดมุ่งหมาย 2 ประการดังนี้ หลีกเลี่ยงการเข้าใจผิด เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการเข้าใจผิด ด้วยการบอกจุดมุ่งหมายของคุณแก่ผู้เข้าประชุมล่วงหน้า เพิ่มคุณค่าการประชุม เพื่อให้การอภิปรายดำเนินไปอย่างมีคุณค่า เนื่องจากคุณเข้าใจความต้องการที่แท้จริงของผู้เข้าประชุมแต่ละคน ซึงหาโอกาสมาอยู่พร้อมหน้ากันได้ยาก แม้แต่การประชุมที่มีผู้เข้าประชุมแค่ไม่กี่คนก็สามารถยกระดับการประชุมได้ด้วยเนะมาวาชิ ทว่าเรื่องที่อยากให้คุณระวังไว้คือ เนะมาวาชิไม่ใช่ตัวกำหนดหัวข้ออภิปรายในการประชุม เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นการจัดประชุมก็จะหมดความหมายไปในทันที หากคุณเป็นประธานการประชุม เพียงแค่คุณเพิ่มคุณค่าให้การประชุมด้วยเนะมาวาซิ ผู้เข้าประชุมจะเกิดความประทับใจและคิดว่า “คุณเท่านั้นทีเหมาะสมกับตำแหน่งประธานการประชุม” ใส่ใจตำแหน่งที่นั่ง ลองนึกภาพตอนที่คุณเข้าไปในห้องประชุมดูสิครับว่าคุณจะทำอะไรเป็นอันดับแรก อย่างแรกที่คุณทำเวลาเข้าไปในห้องประชุมคือ การเลือกที่นั่งของตัวเอง ดังนั้น สิ่งที่คุณควรทำคือ “เลือกที่นั่งที่เอื้อต่อการบรรลุจุดมุ่งหมายของตัวเองให้มากที่สุด”ถ้าคุณเป็นคนจัดที่นั่ง สิ่งที่ควรลดความสำคัญคือแนวคิดเรื่อง “ที่นั่งสำหรับคนสำคัญกับที่นั่งสำหรับผู้น้อย” ซึ่งเป็นธรรมเนียมโบราณของญี่ปุ่น ไม่มีใครใส่ใจแนวคิดนี้หรอกครับนอกจากชาวญี่ปุ่น ทั้งนี้การประชุมต่างจากการทักทายหรือการต้อนรับแขกในงานเลี้ยง จึงควรให้ความสำคัญกับการนำมติที่ได้จากการประชุมไปใช้ประโยชน์มากกว่า สิ่งที่คุณควรสังเกตเป็นอันดับแรกคือตำแหน่งของกระดานไวต์บอร์ด ถ้าคุณต้องการเป็นผู้นำ