เคล็บลับการประชุม(Meeting secrets)

กฎ 1/8
ว่ากันว่าระยะเวลาอันยาวนานที่หมดไปกับการประชุมเป็นเหตุให้บรรดาพนักงานบริษัททำผลงานได้ย่ำแย่ลง ชาวต่างชาติที่เคยเห็นการประชุมของชาวญี่ปุ่นจะพูดอยู่สองอย่างคือ “Long, long meeting” และ “Lots of meetings” สิ่งที่เราควรระลึกไว้เสมอเวลาจัดการประชุมคือ การประชุมประกอบด้วย “เวลาที่ใช้” “จำนวนผู้เข้าร่วม” และ “ความถี่ในการจัดประชุม” ถ้าเราลดทอนองค์ประกอบเหล่านี้ลงอย่างละครึ่ง เวลาทั้งหมดที่บริษัทต้องใช้ในการประชุมจะเหลือ 1/2 x1/2 x1/2 = 1/8

สมมุติว่าเราจัดการประชุม 2 ชั่วโมง โดยมีผู้เข้าร่วมประชุม 20 คน และความถี่ในการจัดประชุมคือเดือนละ 2 ครั้ง
2 ชั่วโมง x 20 คน x 2 ครั้ง = 80 ชั่วโมง

ถ้าลดทอนองค์ประกอบเหล่านี้ลงอย่างละครึ่ง จะเหลือ 1 ชั่วโมง x 10 คน x 1 ครั้ง = 10 ชั่วโมง

เท่ากับว่าเราลดเวลาได้ถึง 70 ชั่วโมง หากเราเอาเวลาไปใช้ทำงานในส่วนอื่น ๆ ก็จะสร้างประโยชน์ให้บริษัทได้มากมายจริงไหมครับ
เวลาที่คุณจัดการประชุม ลองนำกฎนี้ไปใช้ดูสิครับ ถึงจะลดระยะเวลาที่ใช้ในการประชุมลงเหลือ ก็ไม่ทำให้เกิดปัญหาต่อการบริหารบริษัท มิหนำซ้ำความสามารถในการจัดการประชุมของคุณยังจะเป็นที่กล่าวขวัญอย่างมากด้วย

กำหนด “จุดมุ่งหมาย” และ “เป้าหมาย” ร่วมกันไว้ล่วงหน้า
ในการประชุมที่ดูเหมือนจะดำเนินไปด้วยดี ส่วนใหญ่แล้วมักมีเรื่องอื่นที่ไม่ได้อยู่ในระเบียบวาระการประชุมเข้ามาแทรก
ผู้เข้าประชุมทุกคนจึงจำเป็นต้องมี “จุดมุ่งหมาย” และ”เป้าหมาย” ของการประชุมร่วมกัน บางคนคงจะเกิดคำถามว่า “จุดมุ่งหมายกับเป้าหมายมันต่างกันอย่างไร” ผมขอให้คำนิยามดังนี้ครับ
จุดมุ่งหมาย : ผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น
เป้าหมาย : เกณฑ์วัดระดับความสำเร็จของจุดมุ่งหมาย

ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดการประชุมการขายเป็นประจำทุกสัปดาห์ โดยมี “จุดมุ่งหมาย” คือ “การตรวจสอบยอดขายล่าสุดและหามาตรการที่จำเป็นในการทำให้ได้ตามเป้า” ส่วน “เป้าหมาย” ในการประชุมมี 3 ประการดังต่อไปนี้

เป้าหมายที่ 1 : หาผลต่างระหว่างยอดขายของปลายสัปดาห์ที่แล้วกับเป้าที่ตั้งไว้
2 : พิจารณาปัญหาและมาตรการรับมือในกรณียอดขายไม่ได้ตามเป้า
3 : วางแผนงานของสัปดาห์หน้า

หากการประชุมดำเนินไปโดยที่ทุกคนไม่มีจุดมุ่งหมายและเป้าหมายร่วมกัน เวลาผู้เข้าประชุม “พูดออกนอกเรื่อง
ก็จะไม่สามารถวกกลับเข้าเรื่องเดิมได้ถูกเพราะผู้เข้าประชุมบอกไม่ได้ว่าแบบไหนคือการพูดออกนอกเรื่อง ส่วนคนที่พูดออกนอกเรื่องก็จะคิดว่าสิ่งที่เขาพูดอยู่นั้นเป็นประเด็นหลัก ดังนั้น ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมยังไม่มี “จุดมุ่งหมาย”และ “เป้าหมาย” ของการประชุมร่วมกัน ก็ไม่ควรจัดการประชุม ผมขอย้ำว่าการเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการประชุม

กำหนดจุดมุ่งหมายของการประชุมให้ชัดเจน
ผมเคยได้ยินบทสนทนาหลังการประชุมสิ้นสุดลงอย่างเช่น “การประชุมเมื่อกี้นี้ไม่ต่างอะไรกับการแสดงความคิดเห็นกัน
เฉย ๆ เลย” หรือ “เลิกประชุมก็ดีแล้วล่ะ ถ้าจะพูดไปกันคนละทางแบบนี้” สาเหตุเป็นเพราะว่าผู้เข้าประชุมไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างการระดมสมองกับการประเมิน

การประชุมประกอบด้วย 2 ขั้นตอนหลัก ๆ ได้แก่ “การระดมสมอง” คือการออกไอเดียมาเรื่อย ๆ และ “การประเมิน” คือการนำไอเดียที่ได้มาจัดระเบียบและพิจารณาตัดสินการระดมสมองมีกติกาว่า “ออกไอเดียได้แต่ห้ามปฏิเสธไอเดียของคนอื่น” ถ้ามีผู้เข้าประชุมที่ไม่รู้กติกาข้อนี้แม้แต่คนเดียว ก็อาจทำให้ไอเดียดี ๆ ถูกสกัดดาวรุ่งได้ สิ่งสำคัญในการประชุมคือการกำหนดล่วงหน้าให้
ชัดเจนไปเลยว่าจุดมุ่งหมายของการประชุมในวันนั้นคือ”การระดมสมอง” หรือ “การประเมิน”

การนำไอเดียที่ได้มาจัดระเบียบด้วยแผนผังความคิด เพื่อมุ่งสู่ข้อสรุปคือ “การประเมิน” ซึ่งผู้เข้าประชุมจะวิพากษ์
วิจารณ์หรือถกเถียงกันอย่างดุเดือดเพื่อให้ได้ข้อสรุปด้วยเหตุนี้ สิ่งที่ผู้เข้าประชุมควรปฏิบัติขณะที่มี “ระดมสมอง” หรือ “การประเมิน” จะแตกต่างกันมาก การประชุมจะดำเนินไปไม่ได้ถ้าผู้เข้าประชุมไม่มีจุดมุ่งหมายร่วมกันแบบนี้ หากคุณเปินประธานการประชุมควรเน้นย้ำให้ผู้เข้าประชุมทุกคนเข้าใจตรงกัน เช่น “การประชุมในวันนี้เนันการระดมสมอง” หรือ “ครึ่งแรกเราจะทำการระดมสมองกัน
ส่วนครึ่งหลังจะทำการประเมิน”การเน้นย้ำแบบนี้ช่วยให้คุณได้แสดงบทบาทในฐานะผู้นำการประชุมและทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

วางแผนการประชุมล่วงหน้า
การที่ประชุมจะบรรลุจุดมุ่งหมายได้ก็ต่อเมื่อมีการวางแผนดำเนินการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยจะต้องคิดถึงเรื่องวาระการประชุม รวมทั้งระยะเวลาที่จะใช้เกริ่นนำและสรุป หลังจากจัดวาระการประชุมแล้วให้จัดสรรเวลาที่จะใช้เป็นหน่วยนาที เมื่อผู้เข้าประชุมทุกคนเห็นวาระการประชุมก็จะมีจุดมุ่งหมายตรงกันและป้องกันการพูดออกนอกประเด็นได้ การจัดสรรเวลาจะต้องคำนึงถึงวาระการประชุมและปฏิกิริยาของผู้เข้าประชุมที่มีต่อวาระต่าง ๆ แล้วคาดคะเนเวลาที่ต้องใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น
อันดับต่อไปคือการกำหนดลำดับวาระการประชุม โดยให้กำหนดจาก “ลำดับความเร่งด่วน” หากคุณกำหนดลำดับวาระการประชุมตาม “ลำดับความสำคัญ” ก็อาจเสี่ยงว่าการอภิปรายจะยื่ดเยื้อจนหมดเวลาและไม่สามารถพิจารณาวาระการประชุมเร่งด่วนที่ใกล้จะถึงเส้นตายได้

ถ้าคุณกำหนดเวลาในการประชุมไว้ 2 ชั่วโมง คุณก็ต้องจัดสรรเวลาให้ทุกวาระการประชุมเสร็จสิ้นภายใน 2 ชั่วโมง โดยเผื่อเวลาไว้สำหรับ “เรื่องอื่น ๆ” 10 นาทีด้วย แต่หากการประชุมดำเนินไปตามที่กำหนดไว้และเสร็จก่อนเวลา ให้คุณปิดการประชุมได้เลย ไม่ต้องยื้อเวลาจนครบ 2 ชั่วโมง การประชุมยิ่งใช้เวลาสั้นเท่าไหร่ก็ยิ่งดีในกรณีที่การประชุมบรรลุจุดมุ่งหมายแล้ว (หรือคุณรู้ดีว่าไม่สามารถบรรลุจุดมุ่งหมายได้ในการประชุมครั้งนี้) แต่”ยังเหลือเวลาอีก 30 นาที” ให้คุณปิดการประชุมเดี๋ยวนั้นเลย การประชุมที่ใช้เวลามากกว่า 2 ชั่วโมงจะต้องกำหนดช่วงพัก เนื่องจากการทำให้ร่างกายผ่อนคลายและสุดชื่นเพื่อ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ทั้งนี้การจัดสรรเวลาขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดการประชุมอย่างคุณ