เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email) พลิกแพลงหัวเรื่องอีเมล์กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ใช้กันโดยทั่วไปในสำนักงานไปแล้ว ทว่าวิธีใช้อีเมล์อย่างมีประสิทธิภาพยังคงเป็นปริศนา สำหรับใครหลาย ๆ คน ผมจึงลองคิดค้นเคล็ดลับเกี่ยวกับการใช้อีเมล์ขึ้นมาดู คนที่อ่านอีเมล์เรื่องงานหลายร้อยฉบับต่อวันมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ประเภทของงาน และสถานการณ์ จากประสบการณ์ของผม

ถ้าพนักงานระดับกลางได้รับอีเมล์เกิน 100 ฉบับ เขาจะต้องใช้เวลาครึ่งวันไปกับการอ่านและตอบอีเมล์ หากจะบอกว่าสมัยนี้ทักษะการใช้อีเมล์ในที่ทำงานเป็นตัวกำหนดคุณภาพของงานก็คงจะไม่ใช่การพูดเกินจริงเลย เมื่อคุณได้รับอีเมล์จำนวนมาก พอเปิดกล่องข้อความ คุณจะเห็นหัวเรื่องและชื่อผู้ส่งเรียงตามเวลาที่อีเมล์ถูกส่งมา

ถ้าคุณต้องการส่งอีเมล์ถึงผู้รับจำนวนมาก การตั้งหัวเรื่องที่ช่วยให้รู้เนื้อหาจะยกระดับความสำคัญของอีเมล์ฉบับนั้นได้ตัวอย่างเช่น
x “เกี่ยวกับการประชุม 00”
O “ขอเอกสารการประชุม OO”
คุณคงมองออกนะครับว่าสิ่งที่อยากให้หลีกเลี่ยงคือการเขียนหัวเรื่องว่า “เกี่ยวกับ…” เพราะถ้าผู้รับไม่เปิดอ่าน เขา
ก็จะไมรู้เนื้อหาของอืเมล์ว่าเป็นการติดต่อเรื่องวาระการประชุมการส่งรายงานการประชุม การขอเอกสาร หรือการยกเลิกการประชุมหัวเรื่องที่ดีควรจะกระชับและใช้คำที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้ผู้รับตอบอีเมล์ได้รวดเร็วขึ้น วิธีหนึ่งที่ดึงดูดความสนใจากผู้รับได้คือการใส่ข้อความที่สะดุดตา เช่น (กรุณาตอบกลับ) และ (ด่วน)ในทางกลับกัน การใส่ข้อความ (ไม่ใช่เรื่องงาน) เพื่อระบุว่าอีเมล์มีความสำคัญน้อย ก็จะทำให้ผู้รับที่มีงานยุ่งนึกชื่นชมว่าคุณทำงานเป็น

ระบุผู้รับให้ชัดเจน เคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email)
อีเมล์ที่มีผู้รับแค่คนเดียว คุณจะรู้ว่าเป็นอีเมล์ที่ส่งถึงคุณโดยตรง แต่ถ้ามีผู้รับหลายคนหรือมี Cc บางครั้งผู้รับจะไม่รู้ว่าผู้ส่งตั้งใจจะส่งถึงใครกันแน่ บางคนอาจจะแย้งว่า “ก็ต้องส่งถึงทุกคนที่อยู่ในช่อง ผู้รับน่ะสิ” ดังนั้น คุณต้องระบุชื่อเจาะจงลงไปในตัวเนื้อความเพื่อให้เกิดความชัดเจน เช่น “คุณ O0” ตัวอย่างเช่น กรณีที่เราได้รับอีเมล์ที่มี Cc ซึ่งมีเนื้อหาขอให้ทำงานบางอย่าง เราจะอ่านผ่าน ๆ เพราะคิดว่าผู้ส่งไม่ได้ตั้งใจจะขอให้เราทำงานนั้น หากทุกคนพากันคิดว่า “เป็นอีเมล์ที่ส่งถึงคนอื่น” ก็จะไม่มีใครทำตามคำขอร้องนั้น
ในกรณีที่ผู้รับอีเมล์มีหลายคน คุณอาจขึ้นตันอีเมล์ว่า”ทุกคน” หรือ “ผู้เกี่ยวข้องทุกท่าน” ด้วยความเร่งรีบ ซึ่งจริง ๆ แล้วคุณควรระบุชื่อให้ชัดเจนไปเลย

อีกอย่างการใช้คำเรียกผู้รับว่า “คุณ” แทนการเรียกด้วยตำแหน่งหน้าที่จะสะดวกกว่า บางบริษัทมีธรรมเนียมให้เรียกพนักงานด้วยตำแหน่งหน้าที่ เช่น ผู้จัดการทั่วไป 00 หัวหน้าแผนก XX เวลาที่มีการโยกย้ายตำแหน่งจึงต้องเสียเวลาตรวจสอบข้อมูล และหากคุณเรียกตำแหน่งผิดก็จะยิ่งส่งผลเสียต่อการสื่อสาร เนื่องจากในปัจจุบันมีการปลดพนักงานหรือการสับเปลี่ยนตำแหน่งกันมากขึ้น

ใช้ Bcc อย่างมีประสิทธิภาพ
อีเมล์ที่คุณใช้อยู่นอกจากการส่งแบบ To แล้วยังมีการส่งอีกสองแบบคือ Cc (Carbon copy) หมายถึงการส่งสำเนาข้อความไปให้ผู้อื่น และ Bcc (Blind carbon copy) หมายถึงการส่งสำเนาลับ คุณใช้งาน Bcc ได้คล่องแล้วหรือยังครับการใช้ Bcc มีสองกรณีคือ หนึ่ง ผู้ส่งไม่อยากให้ผู้รับเห็นว่าส่งอีเมล์หาใดรบ้าง (กรณีที่ผู้รับแต่ละคนไม่รู้จักกันควรใช้วิธีนี้) และสอง ผู้รับมีหลายคนจึงใส่ไว้ในช่อง Bcc ทั้งหมด ผมขอแนะนำเคล็ดลับการใช้ Bcc เพิ่มเติมดังนี้ครับป้องกัน Reply all การตอบอีเมล์ด้วย Reply all เป็นการเพิ่มจำนวนผู้รับอีเมล์โดยไม่จำเป็น แต่ถ้าใช้ Bcc จะเลี่ยงปัญหานี้ได้ ปกปิดเจตนาที่แท้จริงเวลาที่ผมต้องการส่งอีเมล์ในเรื่องที่พูดลำบากอย่างการ
ตักเตือน ผมจะระบุว่า “ขอเสียมารยาทส่งอีเมล์แบบ Bcc เนื่องจากมีผู้รับจำนวนมาก” ทั้งที่จริง ๆ แล้วผมส่งอีเมล์ถึงคนคนนั้นเพียงคนเดียว

*หลีกเลี่ยงการแสดงรายชื่อผู้รับผู้รับอาจนำรายชื่อผู้รับไปใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งเป็นจุดบอดที่หลายคนคาดไม่ถึง คุณควรตระหนักว่าการส่งอีเมล์จะสะท้อนถึงมารยาทของคุณ ดังนั้น คุณจึงต้องใช้งานอย่างระมัดระวังและชาญฉลาด

เขียนข้อสรุปไว้ตอนต้นเคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email)
มันคือ “วิธีแอนตี้ไคลแมกซ์” ที่ผมกล่าวถึงในหัวข้อเคล็ดลับการประชุมนั่นเอง การเขียนอีเมล์ทางธุรกิจก็ต้องใช้วิธีนี้เช่นเดียวกัน
เวลาเขียนอีเมล์ทางธุรกิจ ถ้าคุณตั้งหัวเรื่องให้ตรงประเด็น เช่น “แจ้งลางานวันที่ 18 เมษายน” หรือ “ขอความกรุณาเรื่อง 0. (ภายในเวลา V)” แล้วเขียนเนื้อความว่า “ผมมีเรื่องขอความกรุณา ผมต้องการดำเนินการเรื่อง ๐๐ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้….”

การเขียนอีเมล์เช่นนี้จะมีประสิทธิภาพมากที่สุดอีเมล์แบบนี้มีข้อดีตรงที่เมื่ออ่านหัวเรื่องแล้วผู้รับสามารถตัดสินระดับความสำคัญของอีเมล์และสิ่งที่ควรทำได้ทันที อีกทั้งยังเข้าใจเนื้อความได้ง่ายขึ้นด้วย นอกจากนี้ ผู้รับยังไม่ต้องหงุดหงิดรำคาญใจที่ต้องอ่านให้จบจึงจะรู้ว่าผู้ส่งต้องการจะบอกอะไร และไม่ต้องนึกอยู่ในใจว่า “อีเมล์อะไรกันเนี่ย เสียเวลาชะมัด”

ถ้าไม่ใช่การติดต่อกันครั้งแรกหรือห่างหายกันไปนานคุณไม่จำเป็นต้อง “ทักทายอย่างสุภาพ” หรือ “แนะนำตัวเอง” ในตอนต้นของอีเมล์ (ตัวอย่างเช่น “ขอโทษที่รบกวนเวลาอันมีค่าของคุณ” หรือ “ชื่อ XX แผนก ๐0 ครับ”) คุณควรเขียนประโยดแรกให้ผู้รับอีเมล็เข้าใจได้ทันทีว่าคุณต้องการสื่อสารอะไรโดยไม่ต้องอ้อมค้อม อย่างไรก็ตาม การสอดแทรกคำสวยหรูเพื่อให้อีเมล์ดูมีระดับก็ยังเป็นสิ่งที่สร้างความพึงพอใจให้ผู้รับมากที่สุดอยู่ดี

เขียนเรียงเป็นข้อ ๆเคล็ดลับการใช้อีเมล์(Tips for using email)
การเขียนเรียงเป็นข้อ ๆ คือเทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้ผู้รับอ่านอีเมล์ได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยมีเคล็ดลับ 2 ข้อใหญ่ ๆ ดังนี้
1 ปรับระดับภาษาในแต่ละข้อให้ตรงกัน

2 ไม่เขียนหลายข้อเกินไป (เคล็ดลับมหัศจรรย์หมายเลข 7)
ผมคิดว่าเคล็ดลับข้อ 1 ดงไม่จำเป็นต้องอธิบายอะไรมาก โดยมีหลักการง่าย ๆ คือใช้รูปแบบของสำนวนภาษาให้เหมือนกัน : ถ้าจะจบประโยคด้วยคำนาม ทุกหัวข้อก็ต้องจบด้วยคำนามทั้งหมด และมุ่งสู่ประเด็นหลัก คือการแตกประเด็นย่อยออกมาจากประเด็นหลัdเดียวกัน
เคล็ดลับข้อ 2 “มหัศจรรย์หมายเลข 7” มนุษย์เราสามารถรับรู้หรือจดจำสิ่งต่าง ๆ ได้คราวละ 7 สิ่ง ถ้าเกินกว่านั้น ประสิทธิภาพในการรับรู้และการจดจำจะลดลง

ในแวดวงจิตวิทยามีการเผยแพร่วิทยานิพนธ์เรื่องมหัศจรรย์หมายเลข 7 + 2″ ทว่าการเขียนเรียงเป็นข้อ ๆไม่ควรให้เกิน 7 ข้อ
กรณีที่จำเป็นต้องเขียนเยอะกว่า 7 ข้อ ให้คุณใช้การจัดหมวดหมู่ เริ่มจากจำแนกเนื้อหาทั้งหมดออกเป็นสองหรือสามส่วนเพื่อกำหนดประเด็นหลัก จากนั้นนำประเด็นย่อยมาเรียงต่อจากประเด็นหลักอีกที