เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ) อย่าให้ผู้รับอีเมล์ต้องเลื่อนเมาส์
คุณคิดว่าเนื้อความในอีเมล์ส่วนใดที่ถูกอ่านมากที่สุดครับ ทฤษฎีหนึ่งบอกว่าเป็นส่วน “ป.ล.” ฟังดูน่าสนใจดีครับ แต่น่าเสียดายมีอีเมล์จำนวนไม่น้อยที่ผู้รับไม่อ่านตรงส่วนนั้นเลย คุณคงเคยเห็นอีเมล์ที่ดูแล้วไม่อยากอ่านอยู่บ่อย ๆ ผมจะอธิบายให้คุณนึกภาพออกนะครับ
จากประสบการณ์ของผม อีเมล์ที่ผู้รับไม่อ่านคืออีเมล์ที่ “ต้องเลื่อนเมาส์จึงจะอ่านได้จนจบ” คุณไม่ควรเขียนอีเมล์ที่ผู้รับเห็นแล้วรู้สึกหงุดหงิดว่า “ไม่รู้มันจะยาวไปถึงไหน”หรือพูดง่าย ๆ คืออีเมล์ที่มีเนื้อความยาวมาก หน้าจอเต็มไปด้วยตัวอักษรยาวเหยียดหรือขึ้นย่อหน้าใหม่โดยไม่จำเป็น

วิธีแก้ไขมี 2 ข้อดังนี้

1 เขียนอย่างย่อ ๆ เขียนให้สั้นเข้าไว้ โดยคุณสามารถเขียนเรียงเป็นข้อ ๆ หรือเขียนบทสรุปไว้ในตอนต้นอย่างที่ผมได้กล่าวไปแล้ว
2 ไม่ขึ้นย่อหน้าใหม่โดยไม่จำเป็น เขียนแต่ละย่อหน้าให้จบความ และความยาวแต่ละย่อหน้าไม่ควรแตกต่างกันมาก
หากผู้รับไม่ต้องเสียเวลาเลื่อนเมาส์อ่าน แค่เปิดดูก็เห็นเนื้อความทั้งหมด ผู้รับจะอ่านอืเมล์แน่นอน และงานของคุณก็จะคืบหน้าไปอย่างรวดเร็ว

เขียนเนื้อความแบบเชิงรุก เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)
บางครั้งปฏิกิริยาของผู้รับอีเมล์ก็สร้างความลำบากให้ผู้ส่ง ถ้าคุณไม่ส่งอีเมล์ตามงานอยู่เรื่อย ๆ งานก็ไม่คืบหน้า ตัวอย่างเช่น กรณีกำหนดวันประชุม
A : “สัปดาห์หน้าพอจะมีเวลาคุยเรื่องหัวข้อ 00ไหมครับ”
B: “ได้ ไม่มีปัญหา”
A : “เมื่อไหร่ดีครับ”
B : “ขอเป็นช่วงต้นสัปดาห์แล้วกัน”
A : “งั้นเป็นวันอังคารช่วง 10.00 – 10.30 น. ดีไหม
B : “ขอโทษด้วย แต่ช่วงนั้นติดงานอื่นแล้วล่ะ”
(ส่งอีเมล์ไปมา 3 ครั้งรวม 6 ฉบับ)
หากเป็นการสนทนาแบบเห็นหน้ากันก็ไม่เป็นไร แต่ถ้าโต้ตอบกันด้วยอีเมล์ที่ละฉบับแบบนี้เมื่อไหร่จะได้เรื่องล่ะครับ จริง ๆ เราสามารถโต้ตอบอีเมล์ให้จบได้ภายในการส่งและตอบกลับแค่ครั้งเดียว โดยคุณ A จะให้แนวทางในการส่งอีเมล์แบบเชิงรุกตั้งแต่แรก

A : “สัปดาห์หน้าพอจะมีเวลาคุยเรื่อง 00 ไหมครับ ถ้าจะให้ดีขอเวลา 30 นาทีในวันอังคาร ภายในช่วงเวลา 10.00 – 15.30 น. ช่วยแจ้งเวลาที่สะดวกด้วยนะครับ”
B : “รับทราบครับ งั้นช่วง 14.30 – 15.00 น. มาที่ห้องรับแขกชั้น 2 ได้เลยครับ”
จากตัวอย่างนี้ คุณ B ก็ตอบอีเมล์แบบเชิงรุกโดยมีการแจ้งสถานที่ด้วย สิ่งสำคัญในการทำงานให้คืบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพคือคุณต้องลดจำนวนครั้งในการโต้ตอบอีเมล์ให้เหลือน้อยที่สุด

ตอบอีเมล์ทันที เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)
อีเมล์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่อำนวยความสะดวกให้ผู้ส่ง แต่ในฐานะผู้รับ คุณเคยไม่ตอบอีเมล์ทันทีจนล่าช้าหรือลืมไปเลยบ้างไหมครับ
ผมคิดว่าแต่ละคนคงจะมีวิธีการตอบอีเมล์แตกต่างกันไป เช่น เก็บอีเมล์ไว้ในแฟ้ม “รอดำเนินการ” หรือใช้ธงเตือน แต่วิธีที่ดีที่สุดคือ “ตอบอีเมล์ทันทีที่เปิดอ่าน” มีอีเมล์กว่าครึ่งที่คุณสามารถตอบได้ทันที ไม่มีเหตุผลอะไรที่คุณจะต้องเก็บไว้ตอบที่หลัง เมื่อได้รับอีเมล์
คุณก็แค่ต้องรวบรวมสมาธิแล้วเขียนตอบ อีกฝ่ายจะเกิดความสบายใจและนึกในใจว่า “เร็วจัง” หรือ “ขอบคุณที่ตอบอีเมล์อย่างรวดเร็ว”
จะว่าไปแล้วในความเป็นจริงคุณไม่สามารถตอบอีเมล์ได้ทันทีในบางครั้ง เช่น มีธุระด่วนหรืออยู่ในช่วงใกล้ถึงกำหนดส่งงาน ถ้าเป็นเช่นนั้นให้คุณเปิดหน้าตอบอีเมล์ค้างไว้ หากมีเวลาว่างเมื่อไหร่ให้คุณตอบทันที การทำเช่นนี้ยังเป็นการป้องกันไม่ให้คุณลืมตอบอีเมล์ด้วย

ทว่ามีกรณียกเว้นอยู่กรณีหนึ่งซึ่งผมขอแนะนำให้คุณ”ทิ้งอีเมล์ไว้ข้ามคืนแล้วค่อยกดส่งดีกว่า” นั่นคือ อีเมล์ที่คุณเขียนด้วยอารมณ์พลุ่งพล่าน อีเมล์มีข้อเสียตรงที่เราไม่สามารถรับรู้อารมณ์ของอีกฝ่ายได้ เมื่อเกิดความขัดแย้งกันแล้วอาจจะเกิดปัญหาตามมา คุณจึงไม่ควรส่งอีเมล์ที่เขียนด้วยอารมณ์ปัจจุบันมีคนจำนวนมากที่ทำงานอยู่ที่บ้าน บางครั้งพวกเขาจึงอ่านอีเมล์ขณะที่ดื่มเหล้า ซึ่งกรณีนี้เข้าข่ายอารมณ์พลุ่งพล่านและอาจเป็นสาเหตุทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมาได้ ดังนั้น คุณควรเก็บอีเมล์ที่ตอบเสร็จแล้วไว้ข้ามคืน แล้วอ่านทวนอีกครั้งเมื่อสมองปลอดโปร่ง คุณก็จะสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตามมาได้

ใช้การแชท เคล็ดลับการใช้อีเมล์(ต่อ)
การแชทเริ่มเป็นที่ยอมรับมากขึ้น เนื่องจากหลาย ๆ บริษัทใช้การแชทเป็นเครื่องมือสื่อสารเรื่องงานรองจากอีเมล์เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ บริษัท IBM ก็มีโปรแกรมแชทเป็นของตัวเอง และติดตั้งเป็นโปรแกรมพื้นฐานในคอมพิวเตอร์ของพนักงานทั่วโลกกว่า 4 แสนคน การแชทเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ดีเยี่ยม มันมีข้อดีตรงที่ทำงานแบบ “ตอบสนองทันที” เหมือนกับการพบหน้ากันและการคุยทางโทรศัพท์ อีกด้านหนึ่ง อีเมล์ก็มีข้อดีตรงที่ ส่งเมื่อไหร่ที่ไหนก็ได้ และยังเก็บ “ประวัติการสนทนา” ได้อย่างยาวนานการแชทช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่คุณไม่สะดวกจะโทรศัพท์หรือพูดคุย เช่น กำลังเดินทางหรือประชุมอยู่ หรือต้องเสียเวลาค้นหาหมายเลขโทรศัพท์เพราะว่าอีกฝ่ายหนึ่งอยู่ต่างประเทศ

เคล็ดลับการแชทคือพิมพ์เข้าเรื่องทันที ไม่ใช่เริ่มด้วยการถามว่า “ตอนนี้สะดวกคุยไหม” คุณควรถ่ายทอดข้อมูลเชิงรุกอย่างย่อ ๆ เพื่อป้องกันดูสนทนาบอกว่า “ไม่ว่าง”ถ้าคุณพิมพ์ไปว่า “สวัสดีดรับ ช่วยบอกทีว่ายื่นข้อเสนอครั้งหน้าได้ถึงวันจันทร์ใช่ไหม Y/N?” แม้อีกฝ่ายหนึ่งจะประชุมอยู่ แค่เขาพิมพ์ Y” มาตัวเดียวก็เป็นอันรู้เรื่องจากคุณไม่อาจรู้สถานการณ์ของอีกฝ่ายหนึ่งได้ (เช่น หากทว่าคุณควรหลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลลับ เนื่องข้อความปรากฏขึ้นบนจอรับภาพโปรเจกเตอร์ก็อาจเกิดปัญหาใหญ่ตามมาได้) การแซทเป็นเครื่องมือสื่อสารที่เพิ่งจะเริ่มแพร่หลาย หากที่ทำงานของคุณใช้การแซทได้ ขอให้คุณเป็นผู้ริเริ่มใช้การแชทเพื่อให้งานคืบหน้า