เคล็ดลับการสื่อสาร(ต่อ) เดินผ่ากลางออฟฟิศ ยิ่งคุณมีโอกาสได้สื่อสารมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งเกิดไอเดียใหม่ ๆ มากเท่านั้น และงานของคุณก็จะคืบหน้าตามไปด้วย ผมขอแนะนำเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะเพิ่มโอกาสในการสื่อสารให้คุณได้โดยที่คุณไม่ต้องลงทุนมากมายเลยครับนั่นคือการ “เดินผ่ากลางออฟฟิศ” คุณลองนึกถึงเส้นทางตั้งแต่โถงหน้าลิฟต์ไปจนถึงโต๊ะทำงานของตัวเองดูสิครับ

นับตั้งแต่ที่คุณเดินเข้าออฟฟิศ แขวนเสื้อโค้ทหรือเสื้อสูทไว้ในล็อกเกอร์แล้วเดินเลียบผนังไปที่โต๊ะตัวเอง ระหว่างทางมีคนสบตากับคุณกี่คน อย่างมากก็แค่ 3 หรือ 4 คนที่นั่งอยู่ใกล้โต๊ะคุณสินะครับ ถ้าอย่างนั้นให้ลองเปลี่ยนเส้นทางสักเล็กน้อย คราวนี้ให้คุณเดินผ่ากลางออฟฟิศหรือเดินผ่านทางเดินระหว่างโต๊ะทำงานของแต่ละแผนกดูสิครับ เพียงเท่านี้คุณก็จะได้สบตากับคนอื่นเพิ่มขึ้นเป็น 10 หรือ 20 คน

นอกจากจะได้ทักทายกับคนที่สบตาคุณว่า “อรุณสวัสดิ์”แล้ว คุณยังสร้างโอกาสในการพูดคุยกันก่อนเริ่มงานได้ด้วย เช่น “เรื่องที่ขอให้ช่วยเมื่อวันก่อนไปถึงไหนแล้ว” หรือ”เรื่องที่ปรึกษาตอนดื่มกันเมื่อคืนก่อนจะทำกันเลยไหม” แค่คุณเหลือบมองเอกสารที่วางอยู่บนโต๊ะแล้วเอ่ยขึ้นว่า “มีข้อมูลแบบนี้ด้วยเหรอ” คุณก็ได้สร้างโอกาสรวบรวมข้อมูลแล้ว หรือแค่คุณมองหน้าเพื่อนร่วมงานแล้วบอกว่า
“เรื่องอีเมล์ที่เขาส่งมาถามครบกำหนดวันนี้แล้วสินะ” ก็เป็นการสร้างโอกาสตรวจสอบความถูกต้องได้เช่นกัน การลองปรับเปลี่ยนเส้นทางการเดินของคุณทั้งตอนที่เพิ่งมาถึงที่ทำงานและเวลาเดินไปมาในออฟฟิศก็ตามจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

ไม่พูดแทรกคนอื่น
“การสนทนา” เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีความสำคัญมากโดยมีกติกาสำคัญที่เราต้องปฏิบัติตามขณะสนทนาคือ “ห้ามพูดแทรกเวลาที่คนอื่นพูดอยู่เด็ดขาด”เรื่องนี้มีเหตุผลใหญ่ ๆ 2 ข้อดังนี้
1. ป้องกันการด่วนตัดสินใจ รูปประโยดของภาษาญี่ปุ่นจะวางดำที่แสดงความตั้งใจต่าง ๆ เช่น ยอมรับหรือปฏิเสธ ไว้ท้ายดำกริยา ถ้าคุณไปพูดแทรกก็อาจทำให้เข้าใจเจตนาของคนอื่นผิดไป
2. เพื่อไม่ให้ทำร้ายความรู้สึกของคนอื่น คนเราอยากให้คนอื่นฟังเรื่องที่ตัวเองพูด ถ้ามีใครพูดแทรกหรือขัดจังหวะในช่วงที่กำลังออกรสออกชาติจะถือเป็นการทำร้ายความรู้สึกอย่างรุนแรง เรื่องที่น่าเสียดายที่สุดคือทั้ง ๆ ที่ต่างฝ่ายต่างพูดคุยกันเพื่อที่จะสร้างสรรค์อะไรบางอย่าง แต่กลับต้องมาบาดหมางกันด้วยเรื่องไม่เป็นเรื่อง

ในทางกลับกัน คนบางคนยิ่งเราไม่ขัดจังหวะก็ยิ่งพูดเรื่อยเปื่อยแบบไม่รู้จบ เคล็ดลับการขัดจังหวะคนประเภทนี้ คือการพูดแทรกอย่างมีชั้นเชิงโดยไม่ทำให้เขารู้สึกขุ่นเคือง ถ้าคุณมีโอกาส ลองทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ดูนะครับ
ขั้นตอนที่ 1 พูดตาม (โดยไม่ปล่อยให้เขาพูดอยู่คนเดียว)
ตัวอย่าง : อ๋อ หมายความว่า 00 นี่เอง (พูดแทรกไปแบบนี้)
ขั้นตอนที่ 2 ถามให้แน่ใจ (พร้อมกับเรียบเรียงเรื่องราว)
ตัวอย่าง : คุณหมายความว่า 00 ใช่ไหมครับ
ขั้นตอนที่ 3 สรุป (พูดปิดประเด็นและเปลี่ยนเรื่อง)
ตัวอย่าง : อ๋อ สรุปว่า 00 คือ 11 สินะ เอาละ งั้นขอเปลี่ยนเรื่องนะ

เคล็ดลับการสื่อสาร(ต่อ)ใช้คำพูดเชิงบวก
คุณเคยสังเกตไหมว่าตัวเองมีนิสัยในการเลือกใช้คำพูดอย่างไร คำพูดที่คุณใช้ในแต่ละวันเป็นตัวกำหนดพฤติกรรมของคุณเองและสะท้อนความรู้สึกที่มีต่อผู้อื่น ตัวอย่างเช่น ผู้ชายคนหนึ่งไม่ยอมพูดคำว่า “ขอโทษที่ทำให้ลำบาก” กับเพื่อนร่วมงานเด็ดขาด เพราะตัวเขาเองตะขิดตะขวงใจเวลาที่เพื่อนร่วมงานพูดกับเขาอย่างนั้น ทั้ง ๆที่ตัวเขาเองไม่ได้ลำบากอะไรเลย พอเพื่อนร่วมงานพูดเช่นนั้น
จึงเป็นการบังคับให้เขารู้สึกว่าการทำงานยากขึ้นโดยอัตโนมัติ เวลาที่มีคนพูดกับผมว่า “ขอโทษที่ทำให้ลำบาก” บ่อย ครั้งที่ผมอยากจะตอบไปว่า “ผมไม่ลำบากอะไรเลย” หรือเวลาที่มีคนพูดว่า “ขอโทษที่รบกวนเวลาของคุณ” หรือ “ขอบใจนะที่ช่วยทำงานให้” ผมก็คันปากอยากบอกว่า “อย่าทำเหมือนผมเป็นคนไม่ได้เรื่องได้ไหมครับ”

แต่ในทางกลับกัน ถ้าผมได้รับคำพูดเชิงบวก เช่น “ขยันจังเลยนะ” หรือ “พอใจกับผลงานของคุณมาก” ผมจะดีใจมาก อีกสถานการณ์หนึ่งที่ผมพบบ่อย ๆ คือ คนบางคนเวลาที่คนอื่นทำอะไรให้แทนที่จะพูดว่า “ขอบคุณครับ” กลับพูดว่า “ขอโทษด้วยนะครับ” ทำไมถึงไปขอโทษเขาทั้ง ๆ ที่ควรจะขอบคุณ การทำแบบนี้ยิ่งดูเสียมารยาทมากกว่า ถ้าคุณเปลี่ยนคำพูดที่ใช้ในชีวิตประจำวันจากคำพูด
เชิงลบเป็นคำพูดเชิงบวกให้ติดเป็นนิสัย การสื่อสารก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ซัด การเลือกใช้คำพูดเป็นสิ่งที่เราไม่ค่อยตระหนักถึงมัน แต่ถ้าเราพิถีพิถันกับการใช้ถ้อยคำ และพลิกแพลงเพื่อสื่อความหมายในเชิงบวกก็จะก่อให้เกิดผลดีต่อเราได้ในพริบตา
ทันทีที่คุณใช้คำพูดเชิงบวก ทักษะการสื่อสารของคุณจะดีขึ้นอย่างน่าประหลาดใจ