เคล็ดลับการประชุม(Meeting secrets)ต่อ เนะมาวาชิ
อันที่จริงการประชุมได้เริ่มต้นขึ้นก่อนที่ประธานจะกล่าวเปิดการประชุมเสียอีก “เนะมาวาชิ” คือวิธีเตรียมการประชุมให้ประสบความสำเร็จ พจนานุกรมไดจิรินฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 ได้นิยามคำว่าเนะมาวาชิไว้ดังนี้
1. การตัดแต่งรากต้นไม้ก่อนจะย้ายที่เพาะปลูกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดูดซับสารอาหาร
2. การอธิบายเหตุการณ์หรือบอกจุดมุ่งหมายแก่ผู้เกี่ยวข้องก่อนจะดำเนินการเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจเรื่องราวในระดับหนึ่ง

เดิมที่คำนี้เป็นศัพท์ที่ใช้เกี่ยวกับการจัดสวน โดยส่วนตัวผมคิดว่าเนะมาวาชิมีจุดมุ่งหมาย 2 ประการดังนี้

หลีกเลี่ยงการเข้าใจผิด
เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการเข้าใจผิด ด้วยการบอกจุดมุ่งหมายของคุณแก่ผู้เข้าประชุมล่วงหน้า

เพิ่มคุณค่าการประชุม

เพื่อให้การอภิปรายดำเนินไปอย่างมีคุณค่า เนื่องจากคุณเข้าใจความต้องการที่แท้จริงของผู้เข้าประชุมแต่ละคน ซึงหาโอกาสมาอยู่พร้อมหน้ากันได้ยาก
แม้แต่การประชุมที่มีผู้เข้าประชุมแค่ไม่กี่คนก็สามารถยกระดับการประชุมได้ด้วยเนะมาวาชิ ทว่าเรื่องที่อยากให้คุณระวังไว้คือ เนะมาวาชิไม่ใช่ตัวกำหนดหัวข้ออภิปรายในการประชุม เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นการจัดประชุมก็จะหมดความหมายไปในทันที หากคุณเป็นประธานการประชุม เพียงแค่คุณเพิ่มคุณค่าให้การประชุมด้วยเนะมาวาซิ ผู้เข้าประชุมจะเกิดความประทับใจและคิดว่า “คุณเท่านั้นทีเหมาะสมกับตำแหน่งประธานการประชุม”

ใส่ใจตำแหน่งที่นั่ง
ลองนึกภาพตอนที่คุณเข้าไปในห้องประชุมดูสิครับว่าคุณจะทำอะไรเป็นอันดับแรก อย่างแรกที่คุณทำเวลาเข้าไปในห้องประชุมคือ การเลือกที่นั่งของตัวเอง ดังนั้น สิ่งที่คุณควรทำคือ “เลือกที่นั่งที่เอื้อต่อการบรรลุจุดมุ่งหมายของตัวเองให้มากที่สุด”
ถ้าคุณเป็นคนจัดที่นั่ง สิ่งที่ควรลดความสำคัญคือแนวคิดเรื่อง “ที่นั่งสำหรับคนสำคัญกับที่นั่งสำหรับผู้น้อย” ซึ่งเป็นธรรมเนียมโบราณของญี่ปุ่น ไม่มีใครใส่ใจแนวคิดนี้หรอกครับนอกจากชาวญี่ปุ่น ทั้งนี้การประชุมต่างจากการทักทายหรือการต้อนรับแขกในงานเลี้ยง จึงควรให้ความสำคัญกับการนำมติที่ได้จากการประชุมไปใช้ประโยชน์มากกว่า

สิ่งที่คุณควรสังเกตเป็นอันดับแรกคือตำแหน่งของกระดานไวต์บอร์ด ถ้าคุณต้องการเป็นผู้นำ คุณควรนั่งใกล้กระดานไวต์บอร์ดเข้าไว้ ตำแหน่งที่นั่งของผู้เข้าประชุมคนอื่น ๆ ก็เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะคนที่นั่งอยู่ตรงข้ามคุณ เพราะว่าเมื่อถึงเวลาที่ต้องนั่งหันหน้าเข้าหากัน คุณจะสื่อสารกับฝ่ายตรงข้ามได้อย่างลึกซึ้ง แต่บางคนบอกว่าการนั่งแบบนี้คือ “ตำแหน่งประชันกัน” ในกรณีที่ฝ่ายตรงข้ามมีความคิดเห็นขัดแย้งกับคุณจะยิ่งทำให้ความขัดแย้งบานปลายได้ง่ายขึ้น ในทางกลับกัน ที่นั่งข้าง ๆ คุณถูกเรียกว่า “ตำแหน่งสานสัมพันธ์” เป็นตำแหน่งที่ใช้ในการเจรจาธุรกิจ ยิ่งถ้าอีกฝ่ายนั่งอยู่ในระยะไม่เกิน 1.5 เมตรซึ่งเป็นระยะประชิดที่ไม่สามารถชักดาบออกมากวัดแกว่งได้ ว่ากันว่านี่คือระยะที่ทำให้คุณตกเป็นเป้าจู่โจมได้ยาก เนื่องจากในทางจิตวิทยาอธิบายว่ามันเป็นระยะสำหรับคนที่ชอบพอและรู้สึกเป็นมิตรกันเท่านั้น ถ้าสิ่งแรกที่คุณทำเมื่อเดินเข้าห้องประชุมคือการเลือกตำแหน่งที่นั่ง คุณจะชิงความได้เปรียบก่อนผู้เข้าประชุมคนอื่น ๆ แน่นอนครับ

พูดประเด็นสำคัญก่อน
ในงานเลี้ยงส่งผู้บริหารชาวต่างชาติคนหนึ่งที่มาประจำการที่ญี่ปุ่นจนครบว่าระ เขากล่าวดำอำลาพนักงานชาวญี่ปุ่นได้อย่างน่าประทับใจทีเดียว”คงไม่ต้องมีพิธีรีตองอะไรมากมาย ผมจะพูดให้ชัดเจนไปเลยว่าผมต้องการฝากฝังอะไรบ้าง จะได้ไม่ต้องอธิบายให้ยืดยาว” นี่คือคำอำลาของผู้บริหารคนนี้ครับ เขาใช้ชีวิตอยู่ที่ญี่ปุ่นมา 15 ปีและมีภรรยาเป็นคนญี่ปุ่น โครงสร้างประโยคของภาษาญี่ปุ่นจะวางบทสรุปไว้ข้างหลังและวางเหตุผลหรือข้อมูลประกอบไว้ข้างหน้า
ทว่าในการประชุมที่มีผู้เข้าประชุมจำนวนมากและมีเวลาจำกัดคุณต้องพูดสรุปก่อนจากนั้นค่อยกล่าวเสริมเวลาคุณเปิดประเด็นว่า “ใครมีคำถามบ้าง” แล้วกวาดตามองผู้เข้าประชุม จะมีบางคนที่ไม่กล้าถาม หรือบางคนอาจยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าตัวเองเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย

ในการประชุมแต่ละครั้ง ผู้เข้าประชุมบางคนอาจจ้องการยืนกรานในความเห็นของตัวเองหรือถามคำถามระหว่างการประชุม แต่ทุกคนต้องเริ่มด้วยการพูดว่าตัวเองต้องการจะสื่ออะไร เช่น “ผมไม่เห็นด้วย เพราะว่า…” และ “เรื่อง 00 ได้รับการอนุมัติแล้ว ซึ่งมีความเป็นมาดังนี้… ในทางจิตวิทยาเรียกวิธีที่หยิบยกประเด็นสำคัญขึ้นมาก่อนว่า “วิธีแอนตี้ไคลแมกซ์” วิธีนี้ตรงข้ามกับ “วิธีไดลแมกซ์” ที่ใช้กันในภาพยนตร์และนิยายซึ่งจะมีการดำเนินเรื่องที่ค่อย ๆ เพิ่มความเข้มข้นจนถึงช่วงไคลแมกซ์ในตอนท้าย
หากยกตัวอย่างจากละครเรื่องมิโตะโคมง (ละครอิงประวัติศาสตร์ที่มีเรื่องราวเกี่ยวกับการเดินทางของขุนนางชรา ชื่อโทกุงะวะ มิดซุกุนิ ที่ปลอมตัวเป็นพ่อค้า พร้อมกับซามูไรผู้ติดตามอีกสองคน ซึ่งไดลแมกซ์ของละครเรื่องนี้อยู่ที่การเปิดเผยตัวตนที่แท้จริงของเขาต่อหน้าเหล่าวายร้ายด้วยการอวดตลับดาดเอวสลักตราประจำตระกูล) ก็คงเป็น “การเปีดเรื่องด้วยการอวดตลับคาดเอว” นั่นแหละครับ วิธีแอนดี้ไดดแมกข์” ใช้ได้ผลดีในกรณีที่คุณมีเวลาไม่มากหรือกรณีที่อีกฝ่ายดูเหมือนจะไม่ให้ความสนใจ คุณควรใช้วิธีนี้ทั้งในการประชุมและการทำธุรกิจเป็นประจำนะครับ