เคล็ดลับการบริหารเวลา(ต่อ) ทำทันที เมื่อการประชุมจบลง นอกจากการทำรายงานการประชุมแล้ว ยังมีงานอื่น ๆ ตามมาอีก ทว่าธรรมชาติของมนุษย์มักจะดองงานไว้โดยคิดว่า “ขอพักก่อน” แล้วบอกกับตัวเองว่า “วันนี้ขอกลับบ้านไปดื่มเบียร์ก่อนแล้วกัน” เหมือนกับเวลาที่มีลูกค้าร้องขอหรือสอบถามมาทางอีเมล์หรือโทรศัพท์ พนักงานก็แค่รับเรื่องไว้และ “ผลัดวันประกันพรุ่ง” แต่การผัดวันประกันพรุ่งเป็นหลุมพรางขนาดใหญ่ที่คุณอาจไม่ทันคิด ผมขอยกตัวอย่างการประชุมนะครับ
ถ้าคุณส่งรายงานการประชุมทางอีเมล์ทันทีที่การประชุมเสร็จสิ้นพร้อมกับระบุว่า “ผมจดบันทึกในระหว่างการประชุม ลองอ่านดูนะครับ” คุณจะเสียเวลาแต่ไม่กี่นาที ผู้เข้าประชุมสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ทันที หากเกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนก็สามารถแก้ไขได้ทันเวลา เช่น มีคนทักท้วงว่า “เฮ้ย ไม่ใช่แบบนั้นต้องเป็นแบบนี้” และช่วยให้คุณประหยัดทั้งแรงและเวลาในการดำเนินงานได้ เช่น มีคนให้คำชี้แนะว่า “อุ๊ย เรื่องนั้นไม่ต้องทำก็ได้นะ” หากคุณดองงานข้ามวันอาจถึงขั้นต้องหาเวลามาชี้แจงข้อมูลกันใหม่
ซึ่งถ้าคุณจัดทำรายงานการประชุมทันทีก็คงเสร็จภายใน 1-2 นาที แต่กลายเป็นว่าต้องมาเสียเวลามากกว่านั้นหลายสิบเท่า ยิ่งไปกว่านั้น ถ้างานนั้นเป็นงานที่คุณ “ไม่จำเป็นต้องทำ” ละก็ มันจะกลายเป็นเรื่องที่ขำไม่ออก”การทำทันที” นอกจากจะเป็นการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังมีข้อดีอีกอย่างหนึ่งซึ่งเพื่อนของผม เล่าให้ฟังว่า “ฉันส่งอีเมล์สอบถามไป ยังไม่ทันปล่อยมือจากเมาส์เสียงโทรศัพท์บนโต๊ะทำงานก็ดังขึ้นแล้ว” การทำงานอย่างรวดเร็วจะสร้างความประทับใจให้ผู้อื่นได้ครับ
ทำงานชิ้นเดียวโดยมีจุดมุ่งหมายสองประการขึ้นไป จูเลียส ซีซาร์ ผู้วางรากฐานสาธารณรัฐโรมัน มักจะทำงานชิ้นเดียวโดยมีจุดมุ่งหมายสองประการขึ้นไป ตรงกับสุภาษิตที่ว่ายิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว ซึ่งหมายดวามว่า ทำงานชิ้นเดียวแต่ได้ประโยชน์หลายอย่าง
การทำธุรกิจมีข้อจำกัดเรื่องเวลาและต้องอยู่ในภาวะการแข่งขัน ความรวดเร็วเปรียบดั่งอาวุธ ถ้าสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่สามารถช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์อื่น ๆ ด้วย คุณจะทำงานได้มากกว่าเดิมและรวดเร็วขึ้น แม้เราจะไม่ได้ใช้กลยุทธ์หรือนโยบายระดับชาติอย่างซีซาร์ แต่เราก็สามารถเลียนแบบเขาได้ เช่นกรณีดังต่อไปนี้
- เวลาคุณไปหาเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งที่โต๊ะ ให้ทำธุระกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ที่นั่งอยู่ใกล้ ๆ กันให้เสร็จไปด้วยเลย
- ใช้เวลาขณะเดินทางไปทำงานในการพัฒนาความสามารถของตัวเอง เช่น ฟังเทปสอนภาษาอังกฤษ
เคล็ดลับอยู่ที่การทำงานอย่างมีสติ คุณควรทำงานโดยระลึกอยู่เสมอว่า “สามารถใช้เวลานี้ไปทำประโยชน์อย่างอื่นด้วยได้หรือไม่” ถ้าคุณฝึกทำงานอย่างมีสติให้เป็นนิสัย คุณจะได้รับของสมนาคุณชิ้นใหญ่ นั่นคือ การมีผลงานที่ดีขึ้นแถมยังมีเวลาเหลืออีกด้วย
ลองทำงานแต่เช้าตรู่ หากเปรียบเทียบระหว่างคนที่ทำงานแต่เช้าตรูกับคนที่ทำงานจนดึกตื่น คนแบบไหนมีจำนวนมากกว่ากัน ผมว่าคนที่ทำงานจนตึกดื่นมีมากกว่าอย่างเห็นได้ชัด ทว่าเมื่อได้ทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น อัตราส่วนคนที่ทำงานแต่เช้าตรู่จะเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากคนจำนวนไม่น้อยรู้สึกว่าการทำงานแต่เช้าตรู่นั้นทำให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า พวกเขามีสมาธิมากกว่าเพราะว่าไม่มีใครโทรมารบกวนอีเมล์ก็ยังไม่เยอะมาก พวกเขาจึงสะสางอีเมล์ที่คั่งค้างอยู่ได้ในรวดเดียว นอกจากนี้ ตอนเช้าสมองยังปลอดโปร่งอยู่ พวกเขาจึงทำงานได้เร็วขึ้นอย่างเห็นได้ซัด งานที่เคยทำตอนกลางวันแล้วรู้สึกว่ายากจะกลายเป็น “งานง่าย ๆ” ถ้าทำตอนเช้าตรู่
ผมตื่นเช้าเป็นนิสัยเพราะว่าสมัยยังเป็นนักศึกษาต้องตื่นมาซ้อมก็พาตั้งแต่ตอนดี 4 ส่งผลให้ทุกวันนี้ผมตื่นเช้าได้สบาย ๆ ผมตื่นตี 4 แล้วนั่งทำงานถึง 7 โมงเช้า จากนั้นก็ทำงานบ้านหรือเลี้ยงลูกแล้วค่อยออกไปทำงาน ผมทำธุระส่วนตัวเสร็จสิ้นไปหลายอย่างแล้วก่อนจะใช้เวลาหลังจากนั้นเพื่อดูแลลูกค้าและลูกทีม เคล็ดลับอยู่ที่การเข้านอนให้เร็วขึ้น ถ้าผมเข้านอนตอน 4 ทุ่ม ผมจะมีเวลานอน 6 ชั่วโมง ประสิทธิภาพในการทำงานของผมสูงขึ้นจนตัวเองยังประหลาดใจ คุณเองก็ลองเปลี่ยนมาทำงานแต่เช้าตรู่ดูสิครับ ถ้าสุดท้ายแล้วประสิทธิภาพในการทำงานยังไม่ดีขึ้น คุณจะเปลี่ยนกลับมาเป็นเหมือนเดิมก็ได้ครับhttps://chezcaroline.com/