เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร(Tips for documenting) จำลูกเล่นให้ขึ้นใจ
การเพิ่มลูกเล่นเพียงเล็กน้อยช่วยให้เอกสารดูดีขึ้นผิดหูผิดตา เรามาดูเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่มีความสำคัญในการจัดทำเอกสารที่ใครๆ ก็มองข้ามกันดีกว่า คำว่า “ลิ้นชัก” เป็นคำพูดติดปากของนักธุรกิจที่มากด้วยประสบการณ์ โดยหมายถึงประสบการณ์หรือความรู้ เวลาคุณจัดทำเอกสาร “ลิ้นชัก” จะเป็นตัวตัดสินว่าเอกสารนั้นดีหรือไม่ดีและช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในตัวคุณ

แต่ “ลิ้นชัก” ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงประสบการณ์หรือความรู้อย่างที่เขียนไว้ข้างต้น

แต่หมายถึง “ลูกเล่น” อย่างการใช้ตาราง กราฟ แผนผัง รูปภาพ สี หรือแอนิเมชั่น เพื่อเพิ่มดวามนำสนใจ ยิ่งเอกสารมีลูกเล่นมากเท่าไหร่ก็ยิ่งน่าสนใจมากเท่านั้น และจะกลายเป็นอาวุธสำคัญของคุณเอกสารที่ดีต่างมีจุดร่วมกันอยู่ตรงที่ “ลูกเล่น” การเพิ่มลูกเล่นหรือ “ลิ้นชัก” ต้องเริ่มจากการอ่านเอกลารต่าง ๆ ให้มากที่สุด โดยดูว่าเอกสารเหล่านั้น “ใช้เทดนิคใด” แทนที่จะทำความเข้าใจเนื้อหาเพียงอย่างเดียว

เวลาคุณเห็นเอกสารที่อ่านเข้าใจง่าย ให้พิจารณาว่า “ทำไมมันถึงอ่านแล้วเข้าใจง่าย” และ “มีการใช้ลูกเล่นอย่างไร” ถ้าคุณเห็นเอกสารที่อ่านเข้าใจยาก ให้พิจารณาว่า “อะไรทำให้คุณรู้สึกแบบนั้น” และ “ถ้าเป็นคุณจะปรับเปลี่ยนเอกสารนั้นอย่างไร”
รากศัพท์ของคำว่า “มานาบุ (เรียนรู้)” คือ “มาเนบุ (เลียนแบบ)” จงจดจำลูกเล่นที่คุณเห็นบ่อย ๆ ในเอกสารเพื่อเพิ่ม “ลิ้นซัก” และเปลี่ยนให้เป็นทักษะเฉพาะตัวด้วยการ “เลียนแบบ” สำหรับคนที่ไม่มีเอกสารอยู่ใกล้ ๆ ตัว ก็ให้ดูตัวอย่างจากฟลิปชาร์ต แผนภาพ แผนผัง หรือสื่อแอนิเมชั่นในรายการข่าวโทรทัศน์ แล้วมองให้ออกว่าผู้ผลิตรายการข่าวใช้เทคนิคอะไรในการถ่ายทอดข้อมูลแก่ผู้ชมอย่างเรา

ใส่ใจ “KISS”
คุณรู้จัก “กฎ KIss” ไหมครับ ชื่อเต็ม ๆ ของมันคือ “Keep It Short & Simple” ซึ่งหมายความว่าเราควรใส่ใจกับการจัดทำเอกสารธุรกิจที่มักจะเยิ่นเย้อให้ “สั้น” และ “เรียบง่าย”บางคนบอกว่ามันมาจากประโยคที่ว่า “Keep It Simple & Stupid” ซึ่งคงเป็นการเน้นย้ำประโยคแรกว่า “ง่ายขนาดไม่ต้องใช้สมองตีความ” ผมเข้าใจแนวคิดที่ว่าภาษาญี่ปุ่นเป็นภาษาที่งดงามและเราต้องใช้อย่างสุภาพ ทว่าเอกสารธุรกิจไม่ต้องการความเยิ่นเย้อ และไม่ต้องมีจุดไคลแมกซ์ของเรื่องเหมือนนิยาย สิ่งแรกที่คุณควรให้ความสำคัญในการจัดทำเอกสารคือ การถ่ายทอดข้อมูลอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพเอกสารส่วนใหญ่มักมีหลายหน้า เนื่องจากผู้จัดทำต้องการใส่ข้อมูลที่ค้นคว้ามาให้มากที่สุด ดังนั้น คุณควรตระหนักถึงเรื่องนี้ จงตัดทอนข้อมูลบางส่วนและสรุปเฉพาะสิ่งที่ต้องการถ่ายทอดจริง ๆ ให้กระชับและเรียบง่าย

การจัดทำเอกสารธุรกิจอย่างเรียบง่ายจะช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อมูลไปสู่ผู้อ่านได้ดีกว่าการอัดทุกอย่างลงไป เวลาใช้พาวเวอร์พอยต์ก็เช่นกัน คุณต้องทำให้ผู้อ่านรู้ใจความสำคัญหรือข้อสรุปได้ในแวบแรกที่เห็นคุณควรปฏิบัติตามกฎ “One slide One message”
คือสไลด์หนึ่งแผ่นต่อหนึ่งข้อความเท่านั้น ถ้าคุณต้องการถ่ายทอดหลาย ๆ ข้อความก็ให้เพิ่มจำนวนสไลด์ ไม่ใช่ยัดทั้งหมดลงในสไลด์แผ่นเดียว เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณต้องจัดทำเอกสารธุรกิจ อย่าลืม”กฎ Kiss” นะครับ

เขียนเค้าโครง
คนส่วนใหญ่พอตั้งใจจะจัดทำเอกสารก็จะนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ แล้วตั้งหน้าตั้งตาทำทันที ทว่าการทำแบบนี้ถือว่าขาดการวางแผนที่ดี
หากคุณต้องการสร้างความแตกต่าง อันดับแรกให้คุณจัดเรียง “ลำดับ” เสียก่อน ไม่ใช่เริ่มลงมือทำเอกสารทันทีพูดให้ชัด ๆ ก็คือให้เขียนเค้าโครงขึ้นก่อน (พิจารณาที่องค์ประกอบก่อน) แล้วค่อยลงมือจัดทำเอกสาร เค้าโครงควรมีโครงสร้างแบบพีระมิด โดยมีข้อความหลักและข้อความย่อยที่ทำหน้าที่สนับสนุน จากนั้นจึงแตกประเด็นปลีกย่อยลงไปเวลาจัดทำเอกสาร ให้นึกภาพการใส่ข้อความเหล่านี้ลงในสไลด์ที่ละข้อความอย่างไรก็ดี พาวเวอร์พอยต์มีชุดคำสั่งในการทำ “Outline”ซึ่งเราสามารถใช้ชุดคำสั่งนี้สร้างโครงสร้างพี่ระมิดด้วยการเขียนเรียงเป็นข้อ ๆ ไล่ระดับลงมาเป็นชั้น ๆ ได้

ทั้งนี้เมื่อคุณมองเห็นภาพรวมแล้ว จะส่งผลดีต่อการจัดทำเอกสาร 2 ประการ ได้แก่
1 เห็นส่วนที่ควรลงมือทำก่อน เนื่องจากคุณรู้ว่างานส่วนไหนน่าจะใช้เวลามาก คุณจึงลงมือทำส่วนนั้นก่อน
2 สามารถแบ่งงานได้ เวลาที่ทำงานกันหลายดน หากคุณเขียนเค้าโดรงก็จะสามารถแบ่งงานกันทำได้
การจัดทำเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ก่อนอื่นคุณต้อง “กำหนดเค้าโครง” แทนที่จะลงมือทำเอกสารทันที

สรุปประเด็นสำคัญ 3 ข้อ
เซจิมะ ริวโซ (อดีตทหารบกที่ผันตัวมาเป็นนักธุรกิจ) เป็นตันแบบของอิกิ ทาดาชิ พระเอกนิยายเรื่องฟุโมชิไต ผลงานของ
ยามาซากิ โทโยโกะ (นักเขียนสตรี) ปกติแล้วเซจิมะ ริวโชเป็นคนสุภาพเรียบร้อยมาก แต่เวลาทำงานเขาจะกำชับให้ลูกน้องเขียน “สรุปประเด็นสำคัญ 3 ข้อ” ไว้ในส่วนหัวรายงาน ถ้าลูกน้องไม่เขียนเขาจะโกรธเป็นฝืนเป็นไฟ ตอนผมอ่านชีวประวัติของเซจิมะ ริวโซ เป็นครั้งแรก ผมยังเป็นนักศึกษาจึงคิดว่า “อะไรกันนักหนา” แต่พอได้มาอยู่ในแวดวงธุรกิจผมถึงเข้าใจความสำคัญของมัน ถ้าไม่มีการเรียบเรียงหรือทำความเข้าใจเนื้อหาของเอกสารอย่างลึกซึ้ง คุณจะจับประเด็นสำคัญไม่ได้ เรื่องนี้ก็เข้า “กฏ Kiss” ดังที่ได้กล่าวมาแล้วซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญมากเวลาจัดทำเอกสาร

“ประเด็นสำคัญใหญ่ ๆ มี 3 ข้อ ข้อ 1 คือ… ข้อ 2 คือ… ข้อ 3 คือ…” ถ้าคุณสรุปเนื้อหาชัดเจนแบบนี้ ผู้อ่านจะเข้าใจภาพรวมของเอกสารได้โดยใช้เวลาสั้นที่สุด นอกจากนี้ ผู้อ่านยังตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าควรอ่านเอกสารนั้นโดยทันทีหรือไม่ แม้กระทั่งช่วงที่ไม่มีเวลา ผู้อ่าน
ก็สามารถเลือกอ่านประเด็นสำคัญก่อนได้เวลาคุณขอให้หัวหน้าตัดสินใจ หัวหน้าจะให้ความสำคัญกับคุณมากน้อยแค่ไหนก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณทำให้เขาเสียเวลานานหรือไม่ โดยส่วนใหญ่แล้วประเด็นสำคัญจะมีอยู่ 3 ข้อ เพราะว่า 2 ข้อน้อยไป ส่วน 4 ข้อก็มากไป ทั้งนี้ทั้งนั้นจริง ๆ ก็ไม่ได้มีกฎเกณฑ์ตายตัวหรอกนะครับ แต่เมื่อผมพิจารณาจากประสบการณ์ส่วนตัวแล้ว การสรุปประเด็นสำคัญให้เหลือ 3 ข้อนั้นดีที่สุด

ใช้คำและสำนวนให้เหมือนกัน
ตั้งแต่ต้นจนจบโดยทั่วไปแล้วเอกสารจะมีหลายหน้า สิ่งที่คุณต้องระวังเวลาจัดทำเอกสารคือ “ความสอดคล้องกัน”ตัวอย่างเช่น ตอนแรกอาจใช้ปีตามการนับปีแบบพุทธศักราช เช่น “พ.ศ. 25XX” แต่ไป ๆ มา ๆ กลับใช้ปีคริสต์ศักราชอย่าง “ค.ศ. 19XX” หรือการใช้คำสองแบบ (เช่น “ผู้ซื้อ” กับ “นักช็อป”) แม้จะมีความหมายเหมือนกัน แต่ก็อาจทำให้ผู้อ่านสับสน คุณจึงควรหลีกเลี่ยงอย่างยิ่งหากคุณใช้คำไม่สอดคล้องกันจะทำให้ผู้อ่านสับสนได้ว่า “คุณต้องการจะสื่ออะไร” และผู้อ่านอาจมองว่าคุณไม่ใช่มืออาชีพ ยิ่งไปกว่านั้น คุณอาจทำให้ผู้อ่านตีความผิด เช่น การเขียนวันที่โดยเรียงตาม “ปี เดือน/ วัน” และ “เดือน / ปี” ปะปนอยู่ในเอกสารเดียวกัน หรือการใช้สกุลเงินดอลลาร์ปนกับสกุลเงินเยน อาจทำให้ผู้อ่านเกิดความสับสนได้

วิธีป้องกันคือ เวลาจัดทำเอกสารคุณต้องใส่ใจเรื่องนี้อยู่เสมอและตรวจทานเนื้อหาทั้งหมดหลังจากทำเสร็จแล้ว คุณจะปล่อยปละละเลยโดยคิดว่า “ไม่เป็นไรหรอกมันก็มีความหมายเหมือนกันนั่นแหละ” ไม่ได้เด็ดขาด สุภาษิตญี่ปุ่นกล่าวไว้ว่า “เทพเจ้าสถิตในรายละเอียด” ซึ่งหมายความว่า เราควรใส่ใจกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้มากที่สุด การใส่ใจรายละเอียดจะช่วยเพิ่มความสมบูรณ์ให้เอกสาร
ซึ่งนำไปสู่การยอมรับเคล็ดลับก็คือ ไม่ควรตรวจทานประเด็นต่าง ๆ พร้อมกันทีเดียว ถ้าคุณจะตรวจทาน “สกุลเงิน” ก็ให้ตรวจทาน “สกุลเงิน” อย่างเดียวไปจนจบ จากนั้นค่อยตรวจทานประเด็นต่อไปตั้งแต่ต้นจนจบ การทำแบบนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น