เคล็ดลับการจัดทำเอกสาร (Tips for documenting)ต่อ ใช้ฟอนต์ตัวอักษรเดียวกันและจัดองค์ประกอบภาพให้สมดุล การจัดทำเอกสารให้มี “ความสวยงาม” ในระดับที่เกินมาตรฐานเป็นเรื่องของ “รสนิยม” แต่ก่อนที่จะไปถึงจุดนั้นก็ต้องรู้ “หลักเกณฑ์เบื้องต้น” ที่ใคร ๆ ก็ทำได้เสียก่อน โดยเฉพาะการทำพาวเวอร์พอยต์ คุณสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลากหลายเนื่องจากใช้พื้นที่ได้อย่างอิสระ แต่
ถ้าคุณวางตัวอักษรกระจัดกระจาย ใช้ฟอนต์ตัวอักษรต่างกันในแต่ละสไลด์ หรือจัดองค์ประกอบภาพไม่สมดุล ก็จะทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มอ่านด้วยซ้ำ
คุณคงเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “ความสำคัญของเอกสารอยู่ที่เนื้อหา ไม่ใช่หน้าตา” แต่ “ถ้าเอกสารของเรามีเนื้อหาเหมือนกับของคนอื่น เราควรจัดทำเอกสารให้ดูสบายตามากที่สุด”เมื่อจัดองค์ประกอบของการแสดงข้อมูลเปรียบเทียบระหว่างด้านซ้ายกับด้านขวาให้ได้สัดส่วนกัน ก็ย่อมทำให้รู้สึกถึง “ความสวยงาม” “ความสมดุล” “ความตั้งใจ”และ “ความแน่นอน” เอกสารที่จัดองค์ประกอบภาพให้ดูดีแบบนี้ นอกจากจะอ่านง่ายแล้วยังดูน่าเชื่อถือมากขึ้น (คุณเองก็จะดูน่าเชื่อถือมากขึ้นด้วย)
กำหนดสัดส่วน “พื้นที่ว่าง”กับ “ตัวอักษร” เป็น 3:7
ผมเห็นแผ่นสไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูลจนเต็มแผ่นอยู่บ่อย ๆ เอกสารแบบนี้จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกเครียดและไม่อยากอ่าน คุณควรจัดให้พื้นที่ประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์เป็นพื้นที่ว่าง โดยไม่ต้องคำนึงถึงจำนวนและขนาดของตัวอักษรหรือแผนภาพ ไม่ต้อง 30 เปอร์เซ็นต์พอดีเป๊ะก็ได้ครับ แค่กะเอาก็พอ การเหลือพื้นที่ว่างไว้บ้างจะทำให้ผู้อ่านสบายตาและสร้างความประทับใจได้มากยิ่งขึ้น ไม่ว่าคุณจะเขียนเอกสารได้ดีสักแค่ไหน แต่ถ้าไม่มีคนอ่านก็หมดความหมาย ผมว่าคุณคงจะเข้าใจแล้วว่าจัดทำเอกสารที่ไม่ชวนอ่านมันช่างไร้ค่าจริง ๆ
คำนึงถึงการกวาดสายตาของผู้อ่าน
ชาวญี่ปุ่นส่วนใหญ่ (และผู้คนทั่วโลกส่วนใหญ่ยกเว้นชาวตะวันออกกลาง) เวลาอ่านเอกสารที่เขียนในแนวนอนจะไล่สายตาจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา ดังนั้น คุณควรจัดทำเอกสารตามการกวาดสายตาแบบนี้ การเขียนเรียงเป็นข้อ ๆ ก็มีกฎการเรียงลำคับความสำคัญ จากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา บางคนอาจจะวางสิ่งสำคัญไว้ล่างสุดเพราะต้องการใช้เป็น “ทีเด็ด” หรือว่าเป็นคนที่ชอบ
“กินของโปรดเป็นลำดับสุดท้าย” แต่ว่าธุรกิจเป็นการแข่งขันกับเวลา คุณควรเรียงลำดับสิ่งที่มีความสำคัญมากที่สุดไว้ ด้านบนหรือชิดด้านซ้ายเผื่อในกรณีที่ผู้อ่านมีเวลาในการอ่านน้อยหรือถูกขัดจังหวะ
แน่นอนว่าคุณจะวางสลับตำแหน่งกันก็ได้ ถ้าคุณมี “เหตุผลส่วนตัวในการเรียงลำดับความสำคัญแบบนั้น” แต่โดยปกติแล้วการเรียงลำดับความสำคัญจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวาถือเป็น “กฎพื้นฐาน” เวลาจัดทำเอกสารที่มีหลาย ๆ หน้าอาจจะเกิดปัญหา
การเรียงลำดับความสำคัญไม่เหมือนกันในแต่ละหน้า เช่น หน้านี้เรียงจากซ้ายไปขวา แต่อีกหน้าหนึ่งเรียงจากบนลงล่าง เวลาคุณจัดทำเอกสารที่มีหลาย ๆ หน้าขอให้คำนึงถึงความสอดคล้องกันด้วย การจัดทำเอกสารที่ไม่สอดคล้องกันจะทำให้ผู้อ่านสับสนและสงสัยในความสามารถของคุณ ตราบใดที่คุณไม่มี “เหตุผลส่วนตัวในการเรียงลำคับความสำคัญแบบนั้น”ขอให้จำเอาไว้ว่าคุณต้องปฏิบัติตาม
กฎพื้นฐาน
ใช้กล่องข้อความให้ถูก
เคล็ดลับในการสร้างแผนภาพ คือการแยกใช้กล่องข้อความแบบขอบมน กับกล่องข้อความแบบปกติอย่างเหมาะสม
กล่องข้อความแบบขอบมน : เหมาะกับการใช้แสดงข้อความที่มีความหมายกว้าง ๆ หรือข้อดวามที่ไม่เฉพาะเจาะจง
กล่องข้อความแบบปกติ : เหมาะกับการใช้แสดงหัวข้อหรือข้อความที่เฉพาะเจาะจง
ใช้สีอย่างมีชั้นเชิง
ปัจจุบันการจัดทำเอกสารสีแทนเอกสารขาวดำได้รับความนิยมมากขึ้น เนื่องจากมีการผลิตเครื่องปริ๊นเตอร์สีและเครื่องโปรเจกเตอร์ออกมาวางจำหน่ายกันอย่างแพร่หลาย ผมจึงขอแนะนำเทคนิคการใช้สี 3 ข้อดังนี้ครับ
1 แยกใช้สีโทนร้อนกับโทนเย็น
ในทางจิตวิทยา การใช้โทนร้อนกับโทนเย็นให้ความรู้สึกที่แตกต่างกันซึ่งเป็นเรื่องที่รู้กันดีอยู่แล้ว เช่น คนที่เห็นสีแดงหรือสีส้มจะเกิดความรู้สึกที่รุนแรง ดังนั้น ถ้าต้องการสร้างบรรยากาศการอภิปรายให้คึกคักควรทำเอกสารโดยในทางกลับกัน ถ้าอยากให้การอภิปรายดำเนินไปอย่างเรียบ ๆ ผมแนะนำให้ใช้สีโทนเย็นครับ
2 ใช้สีเดียวกันแล้วไล่เฉดสี
ถึงแม้เราจะใช้สีได้หลากหลาย แต่ผมไม่แนะนำหลาย ๆ สีในเอกสารเดียวกัน เพราะจะทำให้ผู้อ่านเกิดความสับสนและเป็นอุปสรรดต่อการทำความเข้าใจเอกสารเคล็ดลับในการใช้สีคือให้ใช้สีเดียวกัน ถ้าคุณจะใช้สีน้ำเงินก็ให้ใช้สีน้ำเงินทั้งหมด เวลาที่คุณต้องการจะสร้างความแตกต่างก็ให้ไล่เฉดสีเอาหากคุณใช้หลาย ๆ สีโดยไม่มีเหตุผลเป็นพิเศษ มันจะทำให้ผู้อ่านไม่สบายตาเสียมากกว่า
3 ใช้สีต่างกันเฉพาะเวลาที่อยากจะเน้น
สำหรับเอกสารที่มีการใช้สีเดียวกันแล้วใช้วิธีไล่เฉดสี ถ้าต้องการเนันจุดใดจุดหนึ่ง คุณสามารถใช้สีต่างกันได้ (หรือสีตรงข้าม เช่น แผนภูมิวงกลมที่ใช้สีน้ำเงิน คุณสามารถใช้สีแดงซึ่งเป็นสีตรงข้ามในจุดที่ต้องการเน้นได้) สีตรงข้ามจะทำหน้าที่เนันส่วนนั้นให้เด่นชัดขึ้น
ไม่เก็บเอกสารกระดาษ
ขออนุญาตออกนอกเรื่องนะครับ ผมจะพูดเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารซึ่งเป็นเคล็ดลับสุดท้ายของการจัดทำเอกสาร ทุกครั้งเวลาเข้าประชุมเราจะได้รับเอกสาร จำนวนกระดาษจึงเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ผมคิดว่าเราทุกคนคงเคยเจอเหตุการณ์ที่บนโต๊ะทำงานหรือในลิ้นซักเต็มไปด้วยเอกสาร ผมจะทิ้งเอกสารกระดาษภายในเวลา 15 นาทีหลังประชุมเสร็จ สมัยนี้ไม่มีเอกสารใดที่เก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ ดังนั้น หลังประชุมเสร็จผมจะขอไฟล์ข้อมูลแล้วเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของตัวเอง กรณีที่เอกสารมีแต่แบบกระดาษ ให้คุณสแกนเป็นไฟล์ PDF ทันทีแล้วเก็บไฟล์ข้อมูลไในคอมพิวเตอร์ เมื่อทำแบบนี้คุณก็จะสามารถทิ้งเอกสารกระดาษได้โดยไม่สูญเสียข้อมูล
ความรวดเร็วในการหาเอกสารที่เป็นกระดาษกับไฟล์ข้อมูลนั้นแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง อีกทั้งคุณยังสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย การเก็บเอกสารกระดาษที่ไม่รู้ว่าจะใช้อีกทีเมื่อไหร่ไว้ในมุมใดมุมหนึ่งของอาคารสำนักงานซึ่งต้องจ่ายค่าเช่าไม่ใช่ถูก ๆนั้น ไม่ใช่การทำงานที่มีประสิทธิภาพเลย เพราะไม่ช้าก็เร็วคุณจะต้องเสียเวลาเพื่อคัดแยกเอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้ว ท้ายที่สุดแล้วการไม่แจกเอกสารกระดาษถือเป็นสิ่งที่ดีที่สุด การเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างการหันมาเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนแผ่นกระดาษก็จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
Supported by ufabet