มั่นใจเข้าไว้ (Horenso)) สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยเวลาทำงานในบริษัทคือ โฮโกะกุ (การรายงาน) เร็นระกุ (การติดต่อ) และโซดัน (การปรึกษา) เรียกย่อ ๆ รวมกันว่าโฮเร็นโซ ทั้งนี้ในการ โฮเร็นโซ มีเคล็ดลับมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
คุณเคยพูดเกริ่นทำนองว่า “ขอโทษนะครับ ผมเตรียมตัวมาไม่พร้อม” หรือ “ผมอธิบายไม่เก่ง” ก่อนที่จะโฮเร็นโซบ้างไหมครับ จริง ๆ แล้วการพูดแบบนี้ส่งผลในทางลบอย่างแน่นอน หากคุณชอบพูดแบบนี้จนติดเป็นนิสัย คุณควรเลิกทำซะ ผมเคยทำการทดลองในเรื่องนี้ครับผมส่งอีเมล์ไปหาคนสองกลุ่ม กลุ่มแรกได้รับอีเมล์ที่เกริ่นนำแบบ A คือ “ยังสรุปงานไม่ค่อยสมบูรณ์” และ
กลุ่มที่สองได้รับอีเมล์ที่เกริ่นนำแบบ B คือ “สรุปงานมาค่อนข้างดีแล้ว” โดยอีเมล์ทั้งสองแบบมีเนื้อความที่เหลือเหมือนกันเปี๊ยบ
ผลที่ได้นั้นแตกต่างกันอย่างเห็นได้ซัด อีเมล์ที่เกริ่นนำแบบ A ได้รับแต่คำวิจารณ์เชิงลบเช่น “ไปทำมาให้ดีก่อนแล้วค่อยส่งมาใหม่” และ “ตรงนี้กับตรงนั้นยังใช้ไม่ได้”ส่วนอี่เมล์ที่เกริ่นนำแบบ B จะได้รับคำวิจารณ์เชิงบวก เช่น “ดีแล้ว” “เยี่ยมยอด” และ “ถ้าทำแบบนี้อาจจะดีกว่าเดิมนะ” (ทั้ง ๆ ที่มีเนื้อความเหมือนกับอีเมล์แบบ A)
ที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะมนุษย์เรามี “อคติ”ในทางจิตวิทยาเรียกปรากฏการณ์นี้ว่า “การชี้นำความคิด (Priming Effect)”
การทดลองที่มีชื่อเสียงเกี่ยวกับปรากฏการณ์นี้คือ การทดสอบผลที่แตกต่างกันด้านความรู้สึกของกลุ่มผู้เข้าร่วม การทดลองที่กินยาตัวที่เคยได้ยินมาว่า “ได้ผล” กับกลุ่มที่กินยาโดยที่ไม่รู้ว่าสิ่งที่กินเข้าไปนั้นเป็นยา ในการทำธุรกิจก็เช่นเดียวกัน ถ้าคุณกล่าวเป็นนัยตั้งแต่แรกว่าคุณมีความมั่นใจ คุณจะได้รับการตอบสนองในทางบวกจากฝ่ายตรงข้าม การแสดงออกอย่างมั่นใจจะเป็นแรงขับให้ตัวคุณเองและยังเปลี่ยนปฏิกิริยาของอีกฝ่ายให้เป็นไปในทางบวก หากมองอีกด้านมันถือเป็นเครื่องยืนยันว่าเราไม่ได้ทำเรื่องโง่เง่าให้เสียแรงหรือเวลาโดยไม่จำเป็น
อธิบายอย่างลื่นไหล
เคยไหมเวลาที่ต้องรายงานในเรื่องเดียวกัน คนอื่นมักทำได้อย่างราบรื่น แต่ตัวคุณเองกลับเจอผู้ฟังรัวคำถามใส่สาเหตุส่วนใหญ่นั้นมาจากคุณอธิบายได้ไม่คล่อง ถ้าคุณอธิบายแบบติด ๆ ขัด ๆ ผู้ฟังจะมองว่าคุณไม่มีความมั่นใจ แล้วจะจ้องจับผิดพร้อมตั้งคำถามในสิ่งที่ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่คุณอธิบาย นอกจากคุณจะไม่บรรลุเป้าหมายแล้ว มันยังส่งผลต่อความน่าเชื่อถือในตัวคุณด้วย
การอธิบายให้ได้อย่างลื่นไหลมีเคล็ดลับอยู่ 2 ประการได้แก่
1. อธิบายไล่จากใหญ่ไปหาเล็ก เช่น “ป้า””ต้นไม้” “กิ่งใบ” (“ป๋า” หมายถึงภาพรวม “ต้นไม้” หมายถึงประเด็นสำคัญ และ “กิ่งใบ” หมายถึงคำอธิบายอย่างละเอียด) แทนที่คุณจะเริ่มจากสิ่งที่ตัวเองอยากพูดก่อน ให้คุณเริ่มด้วยการกล่าวในภาพรวม (ป๋า) จากนั้นพูดถึงประเด็นสำคัญ (ต้นไม้) เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง แล้วค่อยอธิบายลงลึกในรายละเอียด (กิ่งใบ) เมื่อคุณทำแบบนี้แล้วคุณจะสามารถรายงาน (ติดต่อหรือปรึกษา) ได้ราบรื่นอย่าง
2 .เลือก “คำเกริ่นนำ” และ “คำเชื่อม” ไว้ล่วงหน้า คำเชื่อมคือคำที่ใช้เชื่อมในการอธิบายระหว่างป่ากับต้นไม้หรือระหว่างต้นไม้กับกิ่งใบ ถ้าคุณเลือกคำเชื่อมเพื่อให้เรื่องราวดำเนินไปอย่างราบรื่นไว้ล่วงหน้า เช่น “แต่” และ” ถ้ายกตัวอย่างชัด ๆ” คุณจะโฮเร็นโซได้อย่างราบรื่นและไม่ตื่นเต้นเวลายืนต่อหน้าลูกค้าหรือหัวหน้าคุณอาจคิดว่ามันเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่การฝึกทำแบบนี้อย่างต่อเนื่องจะสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟังได้เหลือเชื่อ
ตอบให้ตรงคำถาม
ขณะที่คุณกำลังโฮเร็นโซอยู่ บางครั้งผู้ฟังจะยิงคำถามกลับมาเช่น คุณอาจถูกถามว่า “แล้วนัดคุณ 00 ได้หรือยัง” คุณจะตอบว่าอย่างไรครับ เวลาเจอคำถามแบบนี้ คนส่วนใหญ่จะอ้างเหตุผลขึ้นมาก่อน เช่น “คุณ 00 ไปทำงานต่างจังหวัดครับ” หรือบางคนอาจจะตอบคำถามแบบอ้อม ๆ อย่าง “เมื่อกี้ผมเจอคุณ 0ㆍ ดูท่าทางเขายุ่ง ๆ ได้ข่าวว่าลูกน้องเขาหยุดงานกะทันหัน ผมจึงหาจังหวะชวนคุยไม่ได้ครับ”ถ้าได้ยินคำตอบแบบนั้น ผู้ถามคงจะคิดในใจว่า “สรุปว่านัดได้หรือไม่ได้ หรือว่าเปลี่ยนไปเป็นวันอื่นกันแน่ว่าไง รีบ ๆ บอกมาสิ” ในกรณีนี้ให้คุณตอบคำถาม “นัดได้หรือยัง” ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ถามอยากฟังคำตอบมากที่สุดก่อน แล้วค่อยบอกข้อมูลประกอบตามความจำเป็น
พูดง่าย ๆ คือ ตอบคำถามก่อนว่า “นัดได้ครับ” หรือ “ยังนัดไม่ได้ครับ” บางกรณีหลังจากหัวหน้าได้ฟังคำตอบว่า “ยังนัดไม่ได้ครับ” เขาอาจจะตัดสินใจใช้ทางเลือกอื่นอย่างเช่น “เหรอ งั้นผมจะคุยกับคุณ 00 เอง” โดยไม่ต้องเสียเวลาฟังข้อมูลประกอบ เพราะมันอาจเป็นเพียงคำพูดน่ารำคาญสำหรับคนที่ต้องตัดสินใจเท่านั้น นอกจากนี้ เวลาถูกยิงคำถาม เช่น “ต้องการจะบอกอะไรกันแน่” และ “ทำไมถึงทำงานช้า” คนส่วนใหญ่จะกล่าวคำว่า “ขอโทษ” โดยไม่ตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา จากประสบการณ์ของผมบอกว่าการทำเช่นนั้นยิ่งเหมือนเป็นการราดน้ำมันลงบนกองไฟ ไม่ว่าจะเป็นคำถาม 5W1H หรือคำถาม Yes/No ก็ตาม คุณต้องตอบให้ตรงคำถามเสียก่อน