ปรับระดับข้อมูลของผู้ฟังให้ตรงกัน (Adjust the data level) เรื่องที่คุณต้องจำไว้เวลาโฮเร็นโซคือระดับข้อมูลระหว่างที่คุณกับผู้ฟังมีอยู่นั้นไม่เท่ากันคุณรู้เรื่องที่ตัวเองรับผิดชอบดีที่สุด แม้แต่หัวหน้าก็ไม่มีทางรู้ข้อมูลที่มากหรือสดใหม่ได้เท่าคุณ หัวหน้าหรือผู้บริหารต้องดูแลทั้งลูกน้อง หน้าที่ความรับผิดชอบ และงานอื่น ๆ อีกมากมาย หากคุณพูดเข้าประเด็นทันที เขาจะถามกลับมาว่า “คุณพูดถึงเรื่องอะไร” ดังนั้น
คุณต้องเริ่มด้วยการลดความแตกต่างของข้อมูลที่มีอยู่ ถ้าไม่ทำแบบนั้น ผู้ฟังจะคิดว่า “พูดเรื่องอะไรของเขาเนี่ย ไม่เข้าใจสักนิด” หรือผู้ฟังอาจจะหงุดหงิด ทำให้คุณไม่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้เวลาที่คุณโฮเร็นโซ หลังจากบอกหัวข้อที่จะพูดแล้ว ให้คุณบอกความเป็นมาและภาพรวมอย่างกระชับ แม้คุณจะโฮเร็นโซเรื่องนี้มาแล้วหลายครั้ง แต่คุณต้องเริ่มอธิบายจาก”ความเป็นมา” และ “ภาพรวม” ก่อนทุกครั้ง

ห้ามคิดทำนองว่า “เมื่อคราวก่อนรายงานไปแล้วนี่” หรือ “ก็หัวหน้าไม่อ่านเอกสารที่ส่งให้นี่นา” เป็นอันขาด เพราะว่ามันเป็นเพียงข้ออ้างของคุณ คุณไม่สามารถบังคับ คนอื่นให้ทำในสิ่งที่คุณต้องการได้ กรณีที่คุณไม่รู้ว่าผู้ฟังมีข้อมูลอยู่ในระดับใด ให้เกริ่นว่า
“ขออนุญาตอธิบายเกี่ยวกับความเป็นมาก่อนนะครับ” แล้วดูปฏิกิริยาของผู้ฟัง ถ้าเขาบอกว่า “รู้อยู่แล้ว เข้าประเด็นได้เลย” คุณก็พูดเข้าประเด็นได้ทันที ทว่าการโฮเร็นโซที่ดีนั้นผู้พูดและผู้ฟังควรจะได้พบปะกัน ทุกวัน สื่อสารเกี่ยวกับเรื่องนั้นบ่อย ๆ และสามารถเข้าใจตรง
กันด้วยการใช้คำอย่าง “เรื่องนั้น” หรือ “เรื่องโน้น” ซึ่งจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่น

ลองพูด “อันดับแรก” แทนคำว่า “ก่อนอื่น”
ตอนที่ผมเพิ่งเริ่มเข้าทำงานใหม่ ๆ รุ่นพี่ที่ทำงานบอกผมเรื่องหนึ่งซึ่งผมประทับใจและจำได้ดี นั่นคือ “จงพูดคำว่า ‘อันดับ
แรก’ แทน ‘ก่อนอื่น’ “ผมไม่เคยรู้ตัวเลยว่าคำพูดติดปากของผมระหว่างโฮเร็นโซคือ “ก่อนอื่น ผมเตรียมข้อมูลนี้มาครับ”จนวันหนึ่งรุ่นพี่คนนั้นถามผมว่า”นายพูดว่า ‘ก่อนอื่น’ เพราะนายทำงานแบบขอไปทีงั้นเหรอ” ผมตอบไปว่า “ไม่ใช่ครับ แต่จะให้ผมใช้คำไหนล่ะ”
รุ่นพี่จึงตอบกลับมาว่า”ลองเปลี่ยนไปพูดว่า ‘อันดับแรก’ สิ จากนั้น ก็เป็น ‘อันดับต่อไป’

ตั้งแต่นั้นมาผมก็เปลี่ยนจากการพูดคำว่า “ก่อนอื่น”ไปเป็น “อันดับแรก” พอผมพูดคำนี้จนติดปากแล้ว ผมก็เริ่มตระหนักถึงการทำอะไรอย่างเป็นขั้นเป็นตอนเสมอยิ่งไปกว่านั้น เมื่อผมมองดูคนรอบข้างก็สังเกตเห็นว่าคนที่พูดคำว่า “ก่อนอื่น” มักทำงานแบบขอไปทีและไม่มีขั้นตอน คำว่า “โคโตะดามะ (พลังแห่งคำพูด)” ในภาษาญี่ปุ่นมีความหมายว่า คำพูดสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ฟัง แล้วยังสะท้อนถึงพฤติกรรมของผู้พูดอีกด้วยคุณลองทบทวนคำพูดที่ใช้ขณะโฮเร็นโซดูสิครับ

เรียงลำดับจาก ไปพบ – โทรศัพท์ – ส่งอีเมล์
ผมรู้สึกว่าการโฮเร็นโซด้วยอีเมล์เป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไปในสมัยนี้เลยนึกสงสัยว่า ถ้าไม่มีอีเมล์เราจะทำงานกันอย่างไร คุณเคยเห็นแก่ความสะดวก เลยส่งอีเมล์เพราะอยากให้งานเสร็จ ๆ ไปไหมครับ ก่อนที่ผมจะโฮเร็นโซด้วยการส่งอีเมล์ ผมจะคิดก่อนเสมอว่าสามารถใช้วิธีอื่นได้ไหม โดยเรียงลำดับจาก “ไปพบ”และ”โทรศัพท์”หากคำนึงถึงปริมาณข้อมูลที่จะสื่อสารกันและความรวดเร็วในการตอบสนองแล้ว การโฮเร็นโซที่ใช้เวลาสั้นที่สุดจะเรียงตามลำดับดังกล่าว ตัวอย่างเช่น สมมุติว่าคุณต้องการปรึกษาเกี่ยวกับการดำเนินการในขั้นตอนต่อไป ถ้าคุณใช้วิธีส่งอีเมล์ อีกฝ่ายจะใช้เวลา 1 วันในการตอบกลับมา แต่ถ้าคุณใช้วิธี “ไปพบ”หรือ “โทรศัพท์” แทนความรวดเร็วในการดำเนินการจะเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เนื่องจากคุณจะได้รับคำตอบทันที

ในกรณีที่คุณใช้โทรศัพท์ติดต่อธุรกิจ มีกฎอยู่ว่าให้พูดธุระหนึ่งเรื่องต่อการโทรหนึ่งครั้ง แต่ถ้าเป็นการไปพบคุณจะสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลนอกเหนือจากประเด็นสำคัญได้สะดวกขึ้นในทำนองว่า “เอ้อ เพิ่งนึกขึ้นได้” แถมยังได้ รับข้อมูลที่ไม่ใช่ภาษาพูด เช่น ภาษากายและอารมณ์ของคู่สนทนา นอกจากนี้ คู่สนทนายังเกิดความประทับใจที่คุณอุตส่าห์สละเวลามาด้วยตัวเอง ซึ่งนั่นนำไปสู่ความไว้วางใจที่อีกฝ่ายมีให้กับคุณ โดยทั่วไปแล้วเวลาที่คุณใช้ในการไปพบหรือโทรศัพท์จะสั้นกว่าการส่งอี่เมล์ เนื่องจากการพิมพ์อีเมล์ นั้นใช้เวลานานกว่าที่คิด ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับระยะทางที่ใช้เดิน หากพิจารณาในแง่ของประสิทธิภาพเมื่อเทียบกับเวลาที่ใช้ไปแล้ว การโฮเร็นโชด้วยอีเมล์เป็นวิธีที่อยู่ในลำดับสุดท้าย ยิ่งถ้าอีกฝ่ายทำงานอยู่ชั้นเดียวกับคุณ คุณก็ควรจะโฮเร็นโซด้วยการไปพบ

เตรียมข้อมูลแบบที่ไม่ให้อีกฝ่ายคิดเยอะ
ผมเคยทำงานให้กับผู้บริหารคนหนึ่ง เขาเป็นคนเข้มงวดและมีงานยุ่งตลอดเวลาเนื่องจากต้องแบกรับงานทุกอย่างเอาไว้ เวลาผมส่งอีเมล์ไปหาเขา เขาจะตอบกลับมาไม่เกิน 2 บรรทัดทุกครั้ง เพื่อนร่วมงานของผมคนหนึ่งที่เคยได้รับอี่เมล์จากเขายาว 3 บรรทัดถึงกับปลาบปลื้มใจเลยทีเดียวบางครั้งเขาตอบอีเมล์แค่คำเดียวอย่าง “ไม่ได้” หรือ *30 คะแนน” อันที่จริงตัวผมเองก็มีงานยุ่ง จึงต้องหลีกเลี่ยงการทำงานที่เปล่าประโยชน์และการถามตอบที่ไม่จำเป็นเช่นกัน ช่วงนั้นผมคิดหาวิธีโฮเร็นโซในแบบของตัวเองเพื่อที่หัวหน้าจะได้ไม่ต้องเสียเวลามาก ทั้งยังทำให้ผมทำงานได้อย่างรวดเร็วที่สุดด้วย ผมจะบอกทางเลือกกับหัวหน้า แล้วให้เขาตอบว่า “A” หรือ “B” หรือตอบว่า “Go” หรือ “No Go” หลังจากนั้นผมจะเรียบเรียงข้อมูลสำหรับการดำเนินงานในขั้นตอน ต่อไปแล้วค่อยโฮเร็นโซกับหัวหน้า

ขอยกตัวอย่างชัด ๆ คือ ก่อนจะถามหัวหน้าว่า “เรื่องนี้ควรทำอย่างไรดี” ให้คุณพิจารณาไตร่ตรองเองก่อน แล้วจึงโฮเร็นโซว่า “ผมต้องการทำแบบนี้ครับ เหตุผลคือ A. B และ C ทางเลือกนี้มีความเสี่ยงแต่สามารถหลีกเลี่ยงได้ หัวหน้าเห็นด้วยไหมครับ” หรือ “ทางเลือกมี A, B และ C ครับ แต่ผมคิดว่า A เป็นทางเลือกที่ดีด้วยเหตุผล 00” ถ้าคุณฝึกฝนเคล็ดลับนี้จนชำนาญ ความสามารถในการ
โฮเร็นโซของคุณจะเพิ่มขึ้น แถมคุณยังทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย การทำแบบนี้อย่างต่อเนื่องจะทำให้หัวหน้ามองเห็นคุณค่าในตัวคุณ