ตรวจสอบแต่เนิ่น ๆ สถานการณ์ที่ยากลำบากที่สุดในการทำงานคือเวลาที่หัวหน้าหรือลูกค้าเกิดเปลี่ยนใจ ถ้าเกิดเหตุการณ์แบบนั้นช่วงใกล้กำหนดส่งงานก็คงถึงกับเข่าทรุด ความรับผิดชอบทั้งหมดจะตกอยู่ที่ตัวคุณ ผมมีวิธีป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนั้นครับ นั่นคือ การโฮเร็นโซแต่เนิ่น ๆ คุณต้องคอยกำหนดประเด็นที่ต้องตรวจสอบอยู่เป็นระยะ ติดต่อหัวหน้าหรือลูกค้า และสร้างความคิดรวบยอดไว้เสมอ

ตัวอย่างเช่น คุณได้รับมอบหมายให้จัดทำแผนงานของโครงการหนึ่ง หลังจากที่คุณร่างแผนงานเสร็จแล้ว คุณจึงไปปรึกษาหัวหน้าในทำนองว่า “ทำตามขั้นตอนแบบนี้ได้ไหมครับ” หรือ “ใส่กำหนดการไว้ในหัวข้อ ‘เรื่องที่ควรพิจารณาต่อไป’ ดีไหมครับ” คุณจะได้รับคำชี้แนะอย่าง “แบบนี้ดีแล้ว ให้ทำต่อไปเลย” หรือ “ตัดตรงนี้ทิ้งไป”

การทำแบบนี้เป็นการป้องกันไม่ให้หัวหน้าเปลี่ยนใจทีหลัง นอกจากนี้ คุณอาจจะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่น “เรื่องนี้หยิบกรณีของปีที่แล้วมาใช้อ้างอิงได้ ลองถามคุณ 00 สิ เขาน่าจะมีข้อมูลอยู่” ในกรณีที่เกิดปัญหาก็เช่นกัน

ถ้าคุณโฮเร็นโซหลังจากที่ปัญหาลุกลามไปแล้ว ผลเสียอาจจะรุนแรงจนสายเกินแก้ การรายงานแต่เนิ่น ๆ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุด คนทำงานเก่งคือคนที่ทำอะไรตั้งแต่เนิ่น ๆเสมอ เวลาเกิดปัญหา ถ้าคุณรายงานให้อีกฝ่ายทราบแต่เนิ่น ๆ เขาจะตระหนักถึงปัญหาและชี้แนะแนวทางรับมือให้คุณได้ทันท่วงที ผู้บริหารคนหนึ่งเคยกล่าวว่า “อยากฟังเรื่องไม่ดีแต่เมื่อวานนี้ ส่วนเรื่องดี ๆ ไว้ฟังสัปดาห์หน้าก็ได้” เขาต้องการจะบอกว่า จงรายงานเรื่องไม่ดีก่อนนั่นเอง

พูดคำว่า “ขอเวลา 3 นาที” ให้ติดปาก
จังหวะที่คุณกำลังจะเข้าไปโฮเร็นโซ คุณเห็นหัวหน้าคร่ำเคร่งทำงานอยู่ที่โต๊ะ คุณจะเข้าไปพูดกับหัวหน้าอย่างไรครับ
คนส่วนใหญ่คงจะถามก่อนว่า “ตอนนี้สะดวกคุยไหมครับ” ซึ่งคำตอบที่ได้คือ “ขอโทษนะ เอาไว้ที่หลัง” หรือ”ตอนนี้ไม่สะดวก” งานจึงชะงักเพราะเรื่องที่สามารถแก้ปัญหาได้ในเวลาไม่กี่นาทีถูกเลื่อนออกไป อันที่จริงมีวิธีดี ๆ เพื่อป้องกันเหตุการณ์นี้ นั่นคือ การ
พูดว่า”ขอเวลา 1 นาที (หรือ 3 นาที) ครับ” วิธีนี้ช่วยให้หัวหน้าของคุณรู้ระยะเวลาแน่นอนที่ต้องใช้ในการพูดคุย เขาจึงพร้อมที่จะรับฟังคุณได้ง่ายกว่า หากคุณคิดไปก่อนว่า “ตอนนี้หัวหน้าต้องไม่ว่างแน่ ๆ”หรือ “เดี๋ยวหัวหน้าจะเข้าประชุมแล้ว ถ้าพูดตอนนี้คงจะเป็นการรบกวน” ถือว่าคุณรู้จักเอาใจเขามาใส่ใจเราครับ

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นการที่คุณคิดมากเกินไปกลับจะยิ่งเป็นการรบกวนหัวหน้าคุณในภายหลัง การหาจังหวะเข้าไปพบหัวหน้าพร้อมท่าทีเอาจริงเอาจังย่อมทำให้การโฮเร็นโซของคุณสัมฤทธิผลอย่างแน่นอนและการเข้าไปพบหัวหน้าด้วยท่าทางประหนึ่งว่า “ไม่มีงานใดสำคัญไปกว่าการรับฟังเรื่องของคุณ” นั้นย่อมดีกว่าแน่นอนว่าคุณต้องคัดเลือกเนื้อหาที่จะโฮเร็นโซอย่างพิถีพิถันเพื่อไม่ให้หัวหน้าเสียเวลา ซึ่งนั่นถือเป็นมารยาท ที่สำคัญเพราะหากหัวหน้าคิดว่า “เจ้าหมอนั่นเอาแต่รายงานเรื่องที่ไม่สำคัญอยู่เรื่อย” แล้วละก็ เขาจะไม่ไว้วางใจในตัวคุณ และต่อไปเขาคงจะไม่ยอมสละเวลาให้คุณหรอกครับ ความไว้วางใจคือทุกสิ่งทุกอย่างของการทำงานละความไว้วางใจนี่เองที่สร้างความแตกต่างอย่างมากในทำงาน

สรุปงานในลิฟต์
ผมมีวิธีฝึกฝน “การโฮเร็นโซ 1 นาที” ดี ๆ จะบอกครับ นั่นคือ การสรุปงานในลิฟต์ วิธีนี้เหมาะจะนำไปใช้กับผู้บริหารที่มีตารางงานแน่นเอี้ยด โดยฉวยจังหวะขณะที่ผู้บริหารเดินไปไหนมาไหนตามลำพัง ให้คุณไปดักรอที่โถงลิฟต์แล้วใช้เวลา 1 นาทีช่วงที่อยู่
ในลิฟต์เพื่อขอให้เขาอนุมัติเรื่องสำคัญหรือเรื่องที่จำเป็นต้องให้เขาเป็นคนตัดสินใจ
ระหว่างสรุปงานในลิฟต์ ถ้าจะให้ดีอีกฝ่ายควรพยักหน้า รับพร้อมส่งเสียง “อือ อือ” ไปด้วย สิ่งสำคัญที่สุดเวลาโฮเร็นโซคือการคุมประเด็นสำคัญให้อยู่ในเวลาอันจำกัด แน่นอนว่าคุณต้องคำนึงถึงความสุภาพในขณะเดียวกันก็อย่าลืมวัตถุประสงค์ของคุณด้วย
การสะสางงานโดยอาศัยช่วงที่หัวหน้าว่างจะเป็นประโยชน์ต่อตัวเขาเองเช่นกัน ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องเกรงใจเขาจนเกินความจำเป็น

ใช้คำให้ตรงกัน
สิ่งที่คุณควรระวังในการโฮเร็นโซเมื่อเปลี่ยนหัวหน้าหรือลูกค้าใหม่คือ “การใช้คำให้ตรงกัน”หัวหน้าคนใหม่มักจะไม่เข้าใจคำพูดที่เคยเป็น “ที่รู้กัน” ระหว่างคุณกับหัวหน้าคนเก่า หรืออาจจะดีความเป็นอย่างอื่น ผมขอออกนอกเรื่องสักนิดนะครับ เวลาที่ผมพูดถึง WBS ผมหมายถึง Work Breakdown Structure (แผนผังโครงสร้างงาน) ซึ่งเป็นคำศัพท์พื้นฐานของการวางแผนงานโครงการ แต่เพื่อนของผมที่ทำงานอยู่บริษัทเอเยนซีโฆษณา จะเข้าใจไปอีกอย่าง เพราะเขาคิดว่ามันหมายถึง World Business Satellite (รายการข่าวในเครือข่าย TV Tokyo) การใช้คำให้ตรงกันจึงเป็นสิ่งสำคัญเวลาโฮเร็นโซเพื่อป้องกันการเข้าใจผิดและเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง
ในขณะเดียวกันการใช้ดำที่แตกต่างจากที่คุณเคยใช้กับหัวหน้าหรือลูกค้าคนเก่าเพื่อให้การสื่อสารลื่นไหลนั้นก็เป็นวิธีพิชิตใจได้อย่างหนึ่ง

วิธีนี้เป็นการเปลี่ยนคำพูดที่คุณเคยใช้อยู่ปกติให้เป็นไปตามคำพูดของอีกฝ่าย แค่นำคำพูดของอีกฝ่ายมาใช้ คุณก็สามารพัฒนา
วิธีการสื่อสารแบบก้าวกระโดดได้ การสนทนาโดยใช้คำพูดให้ตรงกับอีกฝ่ายจะช่วยขจัดความรำคาญใจเล็ก ๆ น้อย ๆ ของเขา ซึ่งจะส่งผลให้คุณ ได้รับความไว้วางใจจากเขา ตัวอย่างเช่น เวลาพนักงานเสิร์ฟในร้านอาหารถามคุณว่า “ของว่างจะรับสลัดหรือการ์ลิกเบรด” ทั้ง ๆ ที่คุณตอบไปว่า “ขอขนมปังกระเทียมละกัน” แต่พนักงานเสิร์ฟก็ยังพูดทวนว่า “รับการ์ลิกเบรดนะคะ” เมื่อเป็นแบบนี้คุณจะไม่รู้สึก
หงุดหงิดบ้างหรือดรับ การใช้คำพูดให้ตรงกันจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารคุณอาจจะคิดว่าความหมายมันก็เหมือนกันนั่นแหละ
แต่การใช้คำพูดให้ตรงกันจะทำให้อีกฝ่ายเกิดอารมณ์ร่วม ได้มากกว่าแล้วคุณใช้คำพูดตรงกันกับผู้ฟังเวลาโฮเร็นโซหรือเปล่าครับ